RPA im Lieferanten-management

Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bietet RPA große Entlastung in Unternehmen, insbesondere bei täglich wiederkehrenden Aufgaben in Beschaffungsprozessen.

Das bedeutet konkret eine Reduzierung von nicht wertschöpfenden manuellen Tätigkeiten der Mitarbeiter, Qualitätssteigerung bei der Datenerfassung und -überprüfung, Kostensenkung durch Prozesssicherheit und Transparenz, signifikante Geschwindigkeitssteigerung interner Prozesse und Workflows, Automatisierung wiederkehrender Prozesse sowie die Steuerung von Remindern.

Das Prinzip von Robotic Process Automation funktioniert hauptsächlich regelbasiert. Bei Prozessschritten, die menschliche Entscheidungen erfordern, ist es essenziell, Software einzusetzen, die mittels KI-Bots die Daten aufbereitet und strukturiert.

Daten zur Nutzung von RPA im Einkaufs- und Beschaffungsprozessen:

Eine Erhebung der Teilnehmer des BME Live-Webinars „Robotic Process Automation (RPA) im Einkauf – Herausforderungen und Chancen für Ihre Beschaffung“ im Januar 2020 lieferte entsprechende Zahlen, die den Einsatz von robotergestützten Prozessautomatisierungen bestärkt:

• 45 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass sie bisher keine RPA nutzen oder Projekte planen.
• Jedoch 20 Prozent nutzen in ihrem Unternehmen bereits Software mit RPA-Lösungen und insgesamt 35 Prozent planen kurz- bis mittelfristig in diesen Bereich zu investieren oder haben bereits Testphasen implementiert.
• Die Nutzung solcher Lösungen kann in den verschiedensten Unternehmensbereichen integriert werden.
• 77 Prozent der Befragten nutzen RPA im Einkauf, 41 Prozent im Bereich Finance, 20 Prozent im Supply Chain Management und 20 Prozent in der Kundenbetreuung.

Use Case: Lieferantenbewertungen in Synertrades Cloud-basierter Plattform Accelerate

Manuelle Bewertung von Lieferanten beinhaltet einen enormen Aufwand an Datenpflege, da diese regelmäßig einer Erfolgskontrolle sowie einer Beurteilung nach unterschiedlichen Soft- und Hardfacts unterzogen werden. Um den Einkauf zu entlasten, sollten diese Prozesse standardisiert und automatisiert werden.

Am Bespiel eines Kunden aus dem Logistikbereich, das 2.500 Lieferanten angebunden hat und sein Sortiment in 280 Warengruppen kategorisiert, setzt Synertrade die Cloud-Software Accelerate mit verschiedenen Modulen zur Automatisierung des Verfahrens ein. Für alle Lieferanten sämtlicher Warengruppen oberhalb einer Bagatellgrenze von 20.000 Euro Einkaufsvolumen p.a. werden turnusmäßig sowie anlassbezogene Bewertungen durchgeführt. Damit wird die Qualität der Lieferungen und erbrachten Leistungen dokumentiert und überwacht, um im Falle von Qualitätsverschlechterungen schnellstmöglich agieren zu können.

Die Bewertungsfragebögen sind aufgeteilt nach Warengruppen, beispielsweise Bauleistungen, Lieferungen von Material, Mietservices bis hin zu freiberuflichen Leistungen wie Bauingenieur- und Architektur.

Es werden sämtliche Bestellungen aus dem SAP System an Accelerate übermittelt. Anhand der kumulierten Bestellwerte über einen Zeitraum von sechs Monaten in Kombination mit den Warengruppen, an denen die Bewertungshäufigkeit geknüpft ist, wird mittels Algorithmus/Bot ermittelt, welche Lieferanten von welchen Abteilungen, mit welchen Fragebögen in welchem Zeitraum wie oft bewertet werden müssen. Accelerate erstellt automatisiert die Bewertungsevents inklusive der Aufgaben für die Bewerter und überwacht die Fristen hierzu.

Nach erfolgter Bewertung wird in Verbindung mit den Hardfacts eine Gesamtbewertung erstellt. Bei einer Bewertung schlechter als 2,5 (Schulnote 1-6) wird eine Folgebewertung in 3-6 Monaten je nach Warengruppe und Auftragswert erstellt. Diese fließt wiederum in die Gesamtbewertung ein. Der Lieferant wird über die Bewertung inklusive der Ergebnisse im Detail informiert. Ist eine gleichbleibende oder weitere Verschlechterung zu erkennen, werden automatisiert Maßnahmen eingeleitet, je nachdem in welchen Rubriken es zu Abweichungen gekommen ist. Diese reichen von Lieferantengesprächen bis hin zur Beschaffungsmarktanalyse, um nach Ersatzlieferanten zu suchen.

Diese Bewertung erfolgt bereits während der Projekt-/Auftragsausführung, um frühzeitig während des Projektes agieren zu können. Darüber hinaus wird nach Rechnungslegung – Schlussrechnungskennzeichen – auch die Vertrags- und Rechnungsabwicklung aus kaufmännischer Perspektive bewertet. Diese rundet zum Abschluss des Projektes die Bewertung ab.

In die Gesamtbewertung der Supplier Scorecard fließen sämtliche Bewertungen aller Projekte bzw. Lieferungen ein. Diese werden bei zukünftigen Ausschreibungen und vor Beauftragungen mit herangezogen und fließen in die Angebotsbewertung und entsprechenden Vergabeempfehlungen ein. Danach werden alle Daten in ein BI-System überführt, um so die Reportings zu füllen.