Heutzutage stellen internationale Grenzen immer weniger ein Hindernis f\u00fcr den Gesch\u00e4ftsverkehr dar. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass Gesch\u00e4ftsgrundlagen wie elektronische Signaturen eine Voraussetzung daf\u00fcr sind, viele Prozesse zu digitalisieren, sie papierlos und ohne Medienbr\u00fcche umzusetzen und so in der globalen Wirtschaft wettbewerbsf\u00e4hig zu bleiben.<\/p>\n
Die Verabschiedung der europ\u00e4ischen Richtlinie 1999\/93\/EG vom 13. Dezember 1999 bietet einen Rahmen f\u00fcr die Verwendung elektronischer Signaturen in elektronischen Vertr\u00e4gen in der EU. Elektronische Signaturen werden in Europa und auf der ganzen Welt aktiv genutzt, um Gesch\u00e4ftstransaktionen zu beschleunigen.<\/p>\n
Die einfache elektronische Signatur ist die einfachste Art, Dokumente digital zu unterzeichnen. Es erfordert keine besonderen technischen Voraussetzungen und wird mit kostenlos erh\u00e4ltlicher Software oder in einem Internet-Browser erstellt. Der digitalisierte Schriftzug einer Signatur sowie die Signatur in Form einer E-Mail-Fu\u00dfzeile stellen eine einfache Signatur dar.<\/p>\n
Eine erweiterte elektronische Signatur identifiziert den Unterzeichner eindeutig als den Autor eines Dokuments. Eine erweiterte elektronische Signatur wird mit einem eindeutigen Signaturschl\u00fcssel erstellt und ist technisch gesehen ein Software-Zertifikat. Dieser ist ausschlie\u00dflich dem Signaturschl\u00fcssel-Eigent\u00fcmer zugeordnet, erm\u00f6glicht seine Identifizierung und gew\u00e4hrleistet die Integrit\u00e4t des signierten Dokuments. Die erweiterte elektronische Signatur ist juristisch gleichwertig mit der handschriftlichen Unterschrift.<\/p>\n
Rechtlich gesehen kann eine elektronische Signatur nicht abgelehnt werden, nur weil sie:<\/p>\n
Eine erweiterte Signatur ist im Allgemeinen eine spezielle Art von Signatur, die eine Reihe zus\u00e4tzlicher Kriterien zur Identifizierung des Unterzeichners erf\u00fcllt. Der Zweck der erweiterten elektronischen Signatur besteht darin, den Unterzeichner zu authentifizieren, dass er die Person ist, die er vorgibt zu sein.
\nEin qualifiziertes Zertifikat ist keine elektronische Signatur. Es handelt sich um einen technischen Mechanismus zur Herkunftsbestimmung einer elektronischen Nachricht. In Kombination mit einer erweiterten elektronischen Signatur wird ein qualifiziertes Zertifikat zu einem \u201efunktionalen \u00c4quivalent\u201c einer handschriftlichen Signatur.<\/p>\n
Die h\u00f6chsten Anforderungen werden an qualifizierte elektronische Signaturen gestellt, die bei digitalen Dokumenten die auf Papier erforderliche Unterschrift ersetzen k\u00f6nnen. F\u00fcr die qualifizierte elektronische Signatur werden die Anforderungen, die f\u00fcr die erweiterte Signatur gelten, um zwei Merkmale erg\u00e4nzt: Sie wird beschrieben als \u201eeine erweiterte elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signatur-Erstellungseinheit generiert wird und auf einem qualifizierten Zertifikat f\u00fcr elektronische Signaturen basiert\u201c. Der entscheidende Unterschied ist das \u201equalifizierte Zertifikat\u201c, das von einer anerkannten Instanz ausgestellt wird. Damit wird die Identit\u00e4t der Person \u00fcberpr\u00fcft, die Eigent\u00fcmer dieses Schl\u00fcssels ist. Die Zertifizierungsstellen werden vom Bundesamt f\u00fcr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in Deutschland und von entsprechenden Stellen in anderen europ\u00e4ischen L\u00e4ndern kontrolliert.<\/p>\n
Eine erweiterte Signatur ist eine Signatur, die:<\/p>\n
Elektronische Signaturen sind auf EU-Ebene durch elDAS geregelt. 2017 trat das eIDAS-Implementierungsgesetz in Kraft, das das nationale Recht mit der europ\u00e4ischen eIDAS-Verordnung f\u00fcr digitale Signaturen und elektronische Identifikationssysteme (eID) in Einklang bringt.<\/p>\n
Die Vertragsverwaltung im Gesch\u00e4ftskundenumfeld erfolgt zunehmend auf digitaler Ebene. Dies erfordert rechtsverbindliche Unterschriften, die mit digitalen Signaturen hinterlegt werden. Hier kommt der Einsatz erweiterter elektronischer Signaturen ins Spiel, die viele Vorteile bei der Vertragsverwaltung bieten: Der Unterzeichnungsprozess wird erheblich vereinfacht und verk\u00fcrzt, und die Vertragspartner sind dank modernster Verschl\u00fcsselungstechnologien auf der sicheren Seite. Digital signierte Vertragsdokumente haben eine h\u00f6here Sicherheitsstufe als die Papierversion. Sie sind r\u00fcckverfolgbar und f\u00e4lschungssicher. Elektronische Signaturen k\u00f6nnen auch f\u00fcr die Genehmigung von Gesch\u00e4ftsvorg\u00e4ngen und einzelnen Verfahrensschritten innerhalb von Genehmigungsprozessen verwendet werden. In Qualit\u00e4tsmanagement-Prozessen k\u00f6nnen Unterschriften dazu verwendet werden, die Best\u00e4tigung von Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen durch die Mitarbeitenden abzubilden, von der Kenntnisnahme und Genehmigung bis hin zur Durchf\u00fchrung von Schulungen.<\/p>\n
Manuelle Arbeitsschritte und papiergebundene Kosten f\u00fcr die Weiterleitung oder Aufbewahrung von Dokumenten werden durch die Umstellung auf elektronische Signaturen erheblich reduziert. Digital erstellte Formulare lassen sich einfacher und sicherer versenden und nachverfolgen. Das Ergebnis:<\/p>\n
Der Zweck einer digitalen Signatur besteht darin, Dokumente oder Vertr\u00e4ge mit Hilfe eines neutralen Anbieters zu unterzeichnen. Digital signierte Dokumente sind glaubw\u00fcrdiger als gescannte Versionen von manuell signierten Dokumenten, da eine digitale Signatur nicht gef\u00e4lscht werden kann. Unterschriften mit schwarzer Tinte gelten sogar als leichter zu f\u00e4lschen. Jedes Mal, wenn ein digital signiertes Dokument ge\u00f6ffnet wird, wird es mit der digitalen Signatur in der Datenbank des Drittanbieters abgeglichen und validiert. Der Drittanbieter fungiert als Kontrollinstanz zur Best\u00e4tigung und Akkreditierung der Identit\u00e4t des Unterzeichners.<\/p>\n
Vertragsvorlagen bilden die Grundlage der Vertragsverwaltung bei Synertrade, um Vertragsarten und -klauseln festzulegen. Diesen Vorlagen werden Formulare zugewiesen, um f\u00fcr jede Vertragsvorlage und Vertragsart die Informationen festzulegen, die bei der Erfassung von Vertr\u00e4gen ausgef\u00fcllt werden. Hier werden alle Kopfzeilen- und Positionsdaten erfasst, z. B. die Konditionen und Vertragspositionen. Ein wichtiger Punkt ist hier auch das Fristenmanagement sowie die Sichtungs- und Bearbeitungsrechte.<\/p>\n
Der Prozess der Vertragserstellung und der entsprechenden Zuordnung von Klauseln besteht aus dem Ausf\u00fcllen eines assistentengesteuerten Fragebogens. Auf der Grundlage der im Assistenten gegebenen Antworten und der verschiedenen m\u00f6glichen Kombinationen werden dem zu erstellenden Vertrag automatisch die entsprechenden Klauseln zugewiesen. Der ausgef\u00fcllte Vertrag kann nun einen automatischen Workflow zur \u00dcberpr\u00fcfung und Genehmigung durchlaufen. Der Genehmigungsprozess kann mit internen und externen Partnern durchgef\u00fchrt werden. So k\u00f6nnen Sie sowohl die interne Rechtsabteilung als auch externe Anwaltskanzleien bei der Pr\u00fcfung und Genehmigung von Vertr\u00e4gen in den Prozess der Vertragserstellung einbinden. Der letzte Schritt ist der Vertragsabschluss durch den Lieferanten oder Partner und schlie\u00dft den Prozess ab. Die Genehmigung oder Unterzeichnung des Vertrags kann mit Authentifizierung \u00fcber Desktop, mobile App oder per SMS erfolgen.<\/p>\n
Synertrade erweitert seine Vertragsmanagementl\u00f6sung um weitere Signaturanbieter und integriert so neben dem bestehenden DocuSign auch die L\u00f6sungen Adobe Sign und HelloSign von Dropbox. Dies gibt unseren Kunden ein H\u00f6chstma\u00df an Flexibilit\u00e4t bei der Umsetzung ihrer Vertragsmanagementprozesse. Dadurch l\u00e4sst sich der Genehmigungsprozess f\u00fcr Vertr\u00e4ge vollst\u00e4ndig ohne Medienbr\u00fcche aufzeichnen.<\/p>\n
Die Folgeprozesse bei der Vertragsverwaltung werden in den anderen integrierten Modulen von Synertrades Accelerate\u2122 durchgef\u00fchrt, wie z.B. dem Purchase-to-Pay-Modul.<\/p>\n
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Digitalisierte Gesch\u00e4ftsprozesse und elektronisches Vertragsmanagement sind in Zeiten der schnell voranschreitenden Digitalisierung im B2B-Bereich unerl\u00e4sslich. Die Vertragsverwaltung von Synertrade gew\u00e4hrleistet, dass Sie einen Vertrag w\u00e4hrend seines gesamten Lebenszyklus immer im Blick behalten k\u00f6nnen: Von der Initiierung \u00fcber die digitale Unterzeichnung bis hin zur Festlegung und Einhaltung von Fristen. Die digitalisierte Vertragsverwaltung deckt den gesamten Vertragsprozess ab, vor und nach der Unterzeichnung. Neben der umfassenden Transparenz spart das digitale Vertragsmanagement von Synertrade Unternehmen Zeit und Geld. L\u00e4stige manuelle Schritte wie das Drucken, Unterschreiben und Zur\u00fccksenden von Vertr\u00e4gen per Post oder Fax entfallen vollst\u00e4ndig. Dar\u00fcber hinaus lassen sich digitale Vertragsprozesse leichter zur\u00fcckverfolgen, um Fehler zu vermeiden.<\/p>\n
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