{"id":39756,"date":"2020-10-09T13:07:07","date_gmt":"2020-10-09T11:07:07","guid":{"rendered":"https:\/\/synertrade.com\/fokus\/2020\/10\/purchase-to-pay-p2p-and-guided-buying-as-new-company-standards\/"},"modified":"2023-04-04T11:15:18","modified_gmt":"2023-04-04T09:15:18","slug":"purchase-to-pay-p2p-und-guided-buying-als-neue-standards-in-unternehmen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/synertrade.com\/de\/medien\/meinungen\/2020\/10\/purchase-to-pay-p2p-und-guided-buying-als-neue-standards-in-unternehmen\/","title":{"rendered":"Purchase to pay (P2P) und Guided Buying als neue Standards in Unternehmen"},"content":{"rendered":"<p class=\"lead\">Eine innovative Komplettl\u00f6sung, bei der alle Lieferanten digital angebunden und Beleg- und Rechnungsfl\u00fcsse mit Hilfe von KI automatisierbar sind, ist die L\u00f6sung.<\/p>\n<p>Die Procure-to-Pay-L\u00f6sung von Synertrade erm\u00f6glicht es, die Beschaffungsprozesse und ihre einzelnen Schritte digital zu verbinden und den Datenaustausch zu automatisieren, von der Erstellung von Produkt- und Leistungskatalogen bis zur Verwaltung eingehender Rechnungen von ihren Lieferanten. Um das Procurement-System zu nutzen, m\u00fcssen Unternehmen zun\u00e4chst die zentralen Beschaffungsprozesse, das Produktmanagement und die Rahmenparameter definieren. Auf diese Weise k\u00f6nnen die operativen Prozesse dezentralisiert und dort abgewickelt werden, wo Bedarf entsteht.<\/p>\n<h3>Zentrale Charakteristika einer Komplettl\u00f6sung<\/h3>\n<p>Damit ein Purchase-to-Pay-System im Unternehmen akzeptiert wird, ist die Durchg\u00e4ngigkeit des Prozesses gew\u00e4hrleistet sein. Synertrades L\u00f6sung bildet den Prozess deshalb von der Bestellung, die elektronisch an den Lieferanten \u00fcbertragen wird, \u00fcber die Verarbeitung der Auftragsbest\u00e4tigung, die Erfassung des Wareneingangs und Reklamationen bis hin zur Rechnungseingangsverarbeitung komplett ab.<\/p>\n<p>Eingehende Rechnungen k\u00f6nnen sowohl mit als auch ohne Bestellbezug verarbeitet werden. Bestellungen werden im Procurement-System elektronisch erfasst. Die Daten f\u00fcr Katalogartikel und Freitext im MRO-Bereich (C-Teile oder indirekte G\u00fcter) werden durch Kopplung mit ERP-Systemen direkt in die Bestellungen integriert, um diese \u00fcber ein Gateway konsolidiert an die Lieferanten zu \u00fcbermitteln.<\/p>\n<p>Das Lieferantenportal dient zur zentralen Kommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten. Der Lieferant kann die Auftragsbest\u00e4tigung, den Wareneingang sowie die Rechnungsstellung direkt auf der Plattform erstellen, hochladen oder mittels SST-Anbindung kommunizieren.<\/p>\n<h3>Guided Buying \u2013 Bestellen wie im Online-Shop<\/h3>\n<p>Bei Bestellungen bietet das Guided Buying einen zus\u00e4tzlichen Mehrwert. Entsteht im Unternehmen ein Bedarf, wird der Besteller mittels Wizard durch das System und zum richtigen Produkt oder L\u00f6sung gef\u00fchrt. Ein Anwendungsbeispiel: Wenn im Unternehmen eine defekte Heizung ausgetauscht werden muss und der Bedarfstr\u00e4ger den Lieferanten frei w\u00e4hlen kann, vereinfacht ein Wizard die Entscheidung des Bearbeiters. In dem Fall greift der Anwender auf die Datenbank im System zu, gibt die ben\u00f6tigten Komponenten der Heizung ein, erg\u00e4nzt weitere Merkmale wie Hersteller, Gr\u00f6\u00dfe und Funktion. Diese Informationen reichen dem System, um ihm die passenden Dienstleister oder Lieferanten, die hier hinterlegt sind, auszuspielen. Der Prozess des Guided Buying ist f\u00fcr den Anwender so einfach wie ein Einkauf im Online-Shop ist, dank bester Benutzerfreundlichkeit von E-Procurement-Systemen.<\/p>\n<h3>Automatisierung in der Rechnungsverarbeitung<\/h3>\n<p>Bestellungen werden im System elektronisch erstellt, erfasst, kontiert, freigegeben und an den Lieferanten \u00fcbermittelt. Gleichzeitig wird der gesamte Wareneingang erfasst, in Teillieferungen und Endlieferungen. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen Retouren und Reklamationen erfasst und dokumentiert sowie entweder Gutschriftsanzeigen oder Gutschriftsanforderungen generiert und an den Lieferanten \u00fcbermittelt werden. Die direkte Integration in die nachfolgende Rechnungspr\u00fcfung wird die \u00dcberwachung und Aufrechnung der Rechnungen und Gutschriftsbetr\u00e4ge gew\u00e4hrleistet.<\/p>\n<p>Aus diesem Pool k\u00f6nnen direkt Teil- und Schlussrechnungen gesendet, zugeordnet und automatisiert gepr\u00fcft werden.<br \/>\nDies erfolgt \u00fcber den Drei-Wege-Match:<\/p>\n<ul>\n<li>Pr\u00fcfung Rechnung<\/li>\n<li>Pr\u00fcfung Bestellung<\/li>\n<li>Pr\u00fcfung Wareneingang<\/li>\n<\/ul>\n<p>Sobald alle Pr\u00fcfungskomponenten \u00fcbereinstimmen, wird die Rechnung automatisch \u201edunkel\u201c verarbeitet und direkt gebucht. Bei Abweichungen, wie Preis oder Menge startet ein spezifischer Freigabeworkflow. Durch die Definition von Toleranzen in Kombination von prozentualen und absoluten Abweichungen kann der Prozess weiter optimiert werden.<\/p>\n<p>Rechnungen ohne Bestellbezug sowie Kostenrechnungen k\u00f6nnen ebenfalls automatisiert verarbeitet werden. Durch die Integration des Vertragsmanagements werden die Rechnungen mit den Vertr\u00e4gen abgeglichen, wie z.B. bei Mengen- und Wertkontrakten sowohl die Konditionen als auch die vereinbarten Mengen werden gepr\u00fcft. Hierbei werden die Daten aus den Rechnungen direkt den Kontrakten zugeordnet. Damit besteht ein umfassender \u00dcberblick \u00fcber die Nutzung der verhandelten Vertr\u00e4ge.<\/p>\n<p>Dienstleistungen werden auf Basis der Leistungserfassung gegen die Bestellung gepr\u00fcft. Da der Aufwand f\u00fcr die qualitative Pr\u00fcfung bei der Leistungsfeststellung liegt, empfiehlt sich die Nutzung des Gutschriftsverfahrens. Hierbei wird die erbrachte Leistung quantitativ und qualitativ bewertet und auf dieser Basis erfolgt die Erstellung einer Gutschrift an den Lieferanten. Diese wird im ERP-System verbucht und zur Zahlung freigegeben. Damit entf\u00e4llt die doppelte Pr\u00fcfung des Vorgangs und es kann sichergestellt werden, dass genau die Leistung bezahlt wird, die geliefert wurde.<\/p>\n<p>Der Workflow der Rechnungstellung l\u00e4sst sich dank der Camunda-Enterprise-Plattform absolut flexibel anpassen. Die Kombination der BPMN- und DMN-Engines bieten maximale Flexibilit\u00e4t mit minimalem Eingriff in die Entwicklung und die Unternehmen k\u00f6nnen s\u00e4mtliche Pr\u00fcfszenarien abbilden.<\/p>\n<p><em>Die Engine bringt noch weitere Vorteile:<\/em><\/p>\n<ul>\n<li>Die Workflows k\u00f6nnen grafisch modelliert und direkt in die Applikation importiert werden.<\/li>\n<li>Kein Customizing f\u00fcr die Workflowgestaltung in der Software notwendig.<\/li>\n<li>Echtzeit-Daten (Runtime) lassen sich von historischen Daten (History) trennen.<\/li>\n<li>Sie ist stateless, l\u00e4sst sich horizontal skalieren und ist einfach zu clustern.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>K\u00fcnstliche Intelligenz unterst\u00fctzt bei der Fehlerminimierung<\/h3>\n<p>In der Software ist eine Komponente f\u00fcr k\u00fcnstliche Intelligenz (KI) integriert. Daher unterbreitet die Anwendung dem Bearbeiter auf Basis gelernter Konditionen im Laufe der Zeit passende Kontierungs- und Buchungsvorschl\u00e4ge.<\/p>\n<p>Damit die automatisierte Kontierung fehlerfrei funktioniert, k\u00f6nnen die Sachkonten nach unterschiedlichen Kriterien geclustert werden, beispielsweise nach Warengruppen, aber auch nach anderen betriebs- und branchenbedingten Merkmalen. M\u00f6glich ist auch eine Unterteilung nach Produktbereichen, Dienstleistungen, Bez\u00fcgen aus dem In- oder Ausland, regionalen oder internationalen Bezugsm\u00e4rkten, Wareneinkauf von verbundenen, nahestehenden oder beteiligten Unternehmen.<\/p>\n<p>Die KI im System sorgt bereits daf\u00fcr, dass Kontierungsfehler vermieden werden. Das wird erm\u00f6glicht, indem bei der Erfassung der Anforderungen durch den Bedarfstr\u00e4ger, die Daten mit den Stammdaten im ERP-System verglichen und so direkt m\u00f6gliche Abweichungen erkannt und Alternativen vorgeschlagen werden.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Trotz aller Digitalisierungsversuche wenden Unternehmen noch immer zu viel Zeit f\u00fcr nicht wertsch\u00f6pfende T\u00e4tigkeiten auf, vor allem im operativen Einkauf. 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