Aujourd’hui, les fronti\u00e8res internationales ne constituent plus un obstacle aux affaires. De plus en plus d’entreprises se rendent compte que les fondamentaux commerciaux tels que les signatures \u00e9lectroniques sont une condition pr\u00e9alable pour num\u00e9riser de nombreux processus, les mettre en \u0153uvre sans papier et sans discontinuit\u00e9 m\u00e9diatique, et rester ainsi comp\u00e9titif dans l’\u00e9conomie mondiale.<\/p>\n
L’adoption de la directive europ\u00e9enne 1999\/93\/CE du 13 d\u00e9cembre 1999 fournit un cadre pour l’utilisation des signatures \u00e9lectroniques dans les contrats \u00e9lectroniques dans l’UE. Les signatures \u00e9lectroniques sont activement utilis\u00e9es en Europe et dans le monde entier pour acc\u00e9l\u00e9rer les transactions commerciales.<\/p>\n
La signature \u00e9lectronique simple est le moyen le plus simple de signer num\u00e9riquement des documents. Il ne n\u00e9cessite aucune pr\u00e9caution technique particuli\u00e8re et est cr\u00e9\u00e9 \u00e0 l’aide d’un logiciel librement disponible ou dans un navigateur Internet. Le lettrage num\u00e9ris\u00e9 d’une signature ainsi que la signature sous forme de pied de page d’un e-mail constituent une signature simple.<\/p>\n
Une signature \u00e9lectronique avanc\u00e9e identifie de mani\u00e8re unique le signataire comme l’auteur d’un document. Une signature \u00e9lectronique avanc\u00e9e est cr\u00e9\u00e9e avec une cl\u00e9 de signature unique et est techniquement un certificat logiciel. Celle-ci est exclusivement attribu\u00e9e au d\u00e9tenteur de la cl\u00e9 de signature, permet son identification et assure l’int\u00e9grit\u00e9 du document sign\u00e9. La signature \u00e9lectronique avanc\u00e9e est juridiquement \u00e9quivalente \u00e0 la signature manuscrite.<\/p>\n
L\u00e9galement, une signature \u00e9lectronique ne peut pas \u00eatre rejet\u00e9e au seul motif que :<\/p>\n
Une signature avanc\u00e9e est g\u00e9n\u00e9ralement un type de signature sp\u00e9cifique qui r\u00e9pond \u00e0 un certain nombre de crit\u00e8res suppl\u00e9mentaires pour identifier le signataire. Le but de la signature \u00e9lectronique avanc\u00e9e est d’authentifier le signataire qu’il est bien la personne qu’il pr\u00e9tend \u00eatre.<\/p>\n
Un certificat qualifi\u00e9 n’est pas une signature \u00e9lectronique. Il s’agit d’un m\u00e9canisme technique permettant d’\u00e9tablir la source d’un message \u00e9lectronique. Lorsqu’il est associ\u00e9 \u00e0 une signature \u00e9lectronique avanc\u00e9e, un certificat qualifi\u00e9 devient un \u00ab \u00e9quivalent fonctionnel \u00bb d’une signature manuscrite.<\/p>\n
Les exigences les plus \u00e9lev\u00e9es sont impos\u00e9es aux signatures \u00e9lectroniques qualifi\u00e9es, qui peuvent remplacer la signature requise sur papier pour les documents num\u00e9riques. Pour la signature \u00e9lectronique qualifi\u00e9e, les exigences qui s’appliquent \u00e0 la signature avanc\u00e9e sont \u00e9tendues par deux caract\u00e9ristiques : elle est d\u00e9crite comme \u00ab une signature \u00e9lectronique avanc\u00e9e qui est cr\u00e9\u00e9e par un dispositif de cr\u00e9ation de signature \u00e9lectronique qualifi\u00e9 et qui est bas\u00e9e sur un certificat qualifi\u00e9 pour les signatures \u00e9lectroniques \u00bb. La principale diff\u00e9rence ici est le \u00ab certificat qualifi\u00e9 \u00bb, qui est \u00e9mis par une autorit\u00e9 de confiance. Cela permet de v\u00e9rifier l’identit\u00e9 de la personne \u00e0 qui appartient cette cl\u00e9. Les organismes de certification sont contr\u00f4l\u00e9s par l’Office f\u00e9d\u00e9ral de la s\u00e9curit\u00e9 de l’information (BSI) en Allemagne et par des organismes \u00e9quivalents dans d’autres pays europ\u00e9ens.<\/p>\n
Une signature avanc\u00e9e est une signature qui :<\/p>\n
Les signatures \u00e9lectroniques sont r\u00e9glement\u00e9es au niveau europ\u00e9en par elDAS. En 2017, la l\u00e9gislation de mise en \u0153uvre d’eIDAS est entr\u00e9e en vigueur, mettant le droit national en conformit\u00e9 avec le r\u00e8glement europ\u00e9en eIDAS pour les signatures \u00e9lectroniques et les syst\u00e8mes d’identification \u00e9lectronique (eID).<\/p>\n
La gestion des contrats dans l’environnement des entreprises clientes est de plus en plus digitalis\u00e9e. Cela n\u00e9cessite des signatures juridiquement contraignantes qui sont d\u00e9pos\u00e9es \u00e0 l’aide de signatures \u00e9lectroniques. C’est l\u00e0 que l’utilisation des signatures \u00e9lectroniques avanc\u00e9es entre en jeu, car elles offrent de nombreux avantages dans la gestion des contrats : Le processus de signature est consid\u00e9rablement simplifi\u00e9 et raccourci, et les partenaires contractuels sont en s\u00e9curit\u00e9 gr\u00e2ce aux technologies de cryptage les plus modernes. Les documents contractuels sign\u00e9s num\u00e9riquement pr\u00e9sentent un niveau de s\u00e9curit\u00e9 plus \u00e9lev\u00e9 que la version papier, ils sont tra\u00e7ables et infalsifiables. Les signatures \u00e9lectroniques peuvent \u00e9galement \u00eatre utilis\u00e9es pour approuver les transactions commerciales et les diff\u00e9rentes \u00e9tapes des processus d’approbation. Dans les processus de gestion de la qualit\u00e9, les signatures peuvent \u00eatre utilis\u00e9es pour cartographier la confirmation par les employ\u00e9s des descriptions de proc\u00e9dures et des instructions de travail, de la reconnaissance et de l’approbation \u00e0 la mise en \u0153uvre.<\/p>\n
Les \u00e9tapes de la signature manuelle et les co\u00fbts li\u00e9s au papier, \u00e0 l\u2019envoi ou au stockage des documents sont consid\u00e9rablement r\u00e9duits en passant par la signature \u00e9lectronique. Les formulaires cr\u00e9\u00e9s num\u00e9riquement peuvent \u00eatre envoy\u00e9s et suivis plus facilement et en toute s\u00e9curit\u00e9. R\u00e9sultat :<\/p>\n
L\u2019objectif d’une signature \u00e9lectronique est de signer des documents ou des contrats avec l’aide d’un tiers neutre, le prestataire. Les documents sign\u00e9s num\u00e9riquement sont plus cr\u00e9dibles que les versions num\u00e9ris\u00e9es de documents sign\u00e9s manuellement, car une signature num\u00e9rique ne peut \u00eatre falsifi\u00e9e. Les signatures \u00e0 l’encre noire sont m\u00eame consid\u00e9r\u00e9es comme plus faciles \u00e0 falsifier. Chaque fois qu’un document sign\u00e9 num\u00e9riquement est ouvert, il est compar\u00e9 et valid\u00e9 par rapport \u00e0 la signature num\u00e9rique figurant dans la base de donn\u00e9es du prestataire. Ce prestataire fait office d’autorit\u00e9 pour confirmer et accr\u00e9diter l’identit\u00e9 du signataire.<\/p>\n
La gestion de \u00ab templates \u00bb de contrat constitue la base du contract management chez Synertrade pour d\u00e9finir les types de contrat et ses clauses. Des formulaires sont affect\u00e9s \u00e0 ces \u00ab templates \u00bb pour d\u00e9finir, par type de contrat, les informations n\u00e9cessaires lors de l\u2019\u00e9tablissement du contrat. Ici, toutes les donn\u00e9es d’en-t\u00eate relatives au contrat sont enregistr\u00e9es, telles que les conditions et les annexes. Un point important ici est \u00e9galement la gestion des d\u00e9lais ainsi que les droits de visualisation et d’\u00e9dition.<\/p>\n
Le processus de cr\u00e9ation du contrat et l’attribution des clauses consistent \u00e0 remplir un questionnaire pilot\u00e9 par un assistant. Sur la base des r\u00e9ponses donn\u00e9es dans l’assistant et des diff\u00e9rentes combinaisons possibles, les clauses appropri\u00e9es sont automatiquement attribu\u00e9es au contrat \u00e0 cr\u00e9er. Le contrat pr\u00e9rempli peut alors \u00eatre soumis \u00e0 un workflow automatis\u00e9 de r\u00e9vision et d’approbation. Le processus d’approbation peut \u00eatre mis en \u0153uvre avec des partenaires internes et externes. Vous pouvez ainsi int\u00e9grer le d\u00e9partement juridique interne et les cabinets d’avocats externes \u00e0 l’examen et \u00e0 l’approbation des contrats dans le processus de validation de contrat. L\u2019\u00e9tape finale est la signature du contrat par le fournisseur\/partenaire. L’approbation ou la signature du contrat peut se faire par authentification via un ordinateur, l’application mobile ou par SMS.<\/p>\n
Synertrade \u00e9tend sa solution de gestion des contrats avec des fournisseurs de signatures \u00e9lectroniques, int\u00e9grant ainsi les solutions Adobe Sign et HelloSign de Dropbox, en plus de DocuSign, d\u00e9j\u00e0 en place dans notre plateforme Accelerate. Nos clients b\u00e9n\u00e9ficient d\u2019une flexibilit\u00e9 maximale dans la mise en \u0153uvre de leurs processus de gestion des contrats. Ainsi, le processus d’approbation des contrats peut \u00eatre enti\u00e8rement cartographi\u00e9 sans discontinuit\u00e9.<\/p>\n
Les processus de suivi avec la gestion des contrats sont r\u00e9alis\u00e9s dans les autres modules int\u00e9gr\u00e9s de Synertrade Accelerate, comme le module purchase-to-pay.<\/p>\n
La d\u00e9mat\u00e9rialisation des processus commerciaux et la gestion des contrats \u00e9lectronique sont devenues indispensables \u00e0 l’heure o\u00f9 la digitalisation des processus progresse rapidement dans le domaine du B2B. La gestion des contrats de Synertrade vous permet de garder un \u0153il sur un contrat tout au long de son cycle de vie : de l’initiation \u00e0 la signature \u00e9lectronique, en passant par la d\u00e9finition et le respect des d\u00e9lais. La gestion num\u00e9rique des contrats couvre l’ensemble du processus contractuel, avant et apr\u00e8s la signature. Outre une transparence compl\u00e8te, le module contract management de Synertrade permet aux entreprises de gagner du temps et d\u2019\u00e9viter des d\u00e9penses inutiles. Les \u00e9tapes manuelles peu pratiques telles que l’impression, la signature et l\u2019envoi des contrats par courrier ou par fax peuvent donc \u00eatre remplac\u00e9es facilement par des processus contractuels digitaux, plus s\u00fbrs et facilement tra\u00e7ables.<\/p>\n
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