Dentro del grupo y en cada Unidad de Negocio, ahora compartimos la misma segmentación, los compradores hablan un idioma común y pueden comparar aquello que es comparable.
Información centralizada en un solo portal
En 2009, Sodiaal inició una revisión en profundidad de sus prácticas de presentación de informes sobre compras y medición del rendimiento. El objetivo era definir la forma de clasificar y calcular de la misma manera los costes de las compras en los departamentos de compras de cada unidad de negocio, para así tener una visión más clara del Grupo en su conjunto. Una vez definidas las nuevas categorías de segmentación, las actualizaciones se extendieron a los distintos sistemas de información.
Las organizaciones de compras del grupo y de la unidad de negocio de Candia, que tienen el mismo sistema de información, fueron las primeras en aprovechar el proyecto. Decidieron implantar una solución que centralizara toda la información relacionada con las compras en un solo portal que también incluyera funciones de elaboración de informes.
«Antes, había varias versiones del mismo documento en la red; los compradores perdían un tiempo valioso buscando la información que necesitaban y nunca sabían exactamente qué recursos había disponibles.» Se barajaron varias soluciones de gestión de compras, pero la solución de Synertrade se impuso a las demás candidatas.
«No solo era la solución más flexible y ligera, sino que la motivación y el entusiasmo demostrados por el equipo del proveedor de software definitivamente los diferenciaba».
Un proyecto completado en menos de seis meses
La primera fase del proyecto arrancó en enero para definir las necesidades. Esto identificó muy pocos requisitos de desarrollo, lo que agilizó la fase de integración. Para satisfacción de Emmanuel Brayda, el proyecto se puso en marcha en junio, tal como se había anunciado al principio del mismo. «Estoy acostumbrado a este tipo de proyectos, y esperaba totalmente que no se cumplieran los plazos. Me sorprendió gratamente que el proyecto se entregara a tiempo y sin sobrecostes».
Un repositorio común
Tras recibir formación sobre los distintos módulos usando materiales proporcionados por Synertrade, los compradores se familiarizaron rápidamente con la herramienta. Hoy sirve de plataforma compartida donde pueden encontrar todos los recursos disponibles. «Las mismas categorías de segmentación se utilizan internamente en el Grupo, además de en cada unidad de negocio. Los compradores hablan el mismo idioma y pueden comparar aquello que es comparable». Toda la información que necesitan está centralizada en un solo lugar, lo que mejora la productividad del departamento.
Presentación de informes estandarizada
En todo el Grupo, la información del ERP se vuelca en un almacén de datos. Una vez convertidos al mismo formato, los datos se extraen y se integran dentro del módulo de informes del portal. De este modo, los departamentos de compras pueden consultar informes coherentes a través de las funciones de back office de la solución. «Gráficamente, es mucho más intuitivo porque se actualiza en tiempo real. Si se cambia uno de los datos en un gráfico, se actualiza todo».
Gestión de contratos con alertas integradas
La solución cuenta con una biblioteca de contratos integrada y un sistema de notificación automática que permite a los compradores planificar con antelación la renovación de los contratos.
«Antes no se nos avisaba cuando los contratos renovables automáticamente estaban a punto de vencer. En varias ocasiones, nos quedamos bloqueados de nuevo con un proveedor con el que no estábamos contentos».
Propuesta de sistema de gestión de licitaciones
Todo el conjunto de proveedores se gestiona ahora desde el portal. Para empezar, los proveedores potenciales pueden inscribirse para registrarse como tales. «De esta manera, el año pasado pudimos identificar a varios proveedores nuevos». Mejor aun, ahora los compradores pueden solicitar pujas a los proveedores y recopilar respuestas directamente desde el portal. Esto estandariza el proceso de licitación, lo que facilita la toma de decisiones porque los criterios son exactamente los mismos para todos los candidatos.
Evaluación de los proveedores
Por último, pero no menos importante, el sistema integra SRM para evaluar la calidad de los proveedores. «Antes, en Candia teníamos un sistema de puntuación de proveedores centralizado. Esto nos permitía comparar precios de compra, medir la calidad de su oferta (mediante fábricas informando de los problemas) y nos aba información sobre el cumplimiento de los plazos de entrega. Pero esa solución solo estaba disponible en Candia». La herramienta de evaluación, ahora disponible a través del portal, también incluye funciones para gestionar el gasto e indicadores clave del rendimiento (KPIs) de las compras, así como la posibilidad de puntuar a los proveedores. Al poder comparar a los proveedores en función de criterios comunes, los compradores pueden reajustar mejor su estrategia de compras.
A pesar de estar ya satisfecho con la solución, Emmanuel Brayda se da cuenta de que puede esperar mucho más, y está satisfecho con su elección: «¡Synertrade es una herramienta dinámica de la que apenas hemos empezado a aprovechar todo su potencial!»