All’interno del gruppo e in ogni Business Unit, oggi viene condivisa la stessa segmentazione. Inoltre i buyer parlano una lingua comune e possono valutare ciò che è confrontabile.
Informazioni centralizzate su un unico portale
Nel 2009, Sodiaal ha cominciato un esame approfondito delle sue pratiche di reporting del procurement e misurazione delle prestazioni. Intendeva capire come i costi di procurement potessero essere classificati e calcolati allo stesso modo dal dipartimento acquisti di ogni BU così da avere una visione più chiara del Gruppo nel suo insieme. Una volta definite le nuove categorie di segmentazione, sono stati implementati aggiornamenti nei vari sistemi informativi.
Le organizzazioni di acquisto per il gruppo e la BU Candia, che hanno lo stesso sistema informativo, sono state le prime a beneficiare del progetto. Si è deciso di implementare una soluzione che centralizzasse tutte le informazioni sul procurement in un unico portale che includesse anche le funzioni di reporting.
“Prima, esistevano diverse versioni dello stesso documento in rete. I buyer sprecavano tempo prezioso alla ricerca di informazioni di cui avevano bisogno e non sapevano mai esattamente quali risorse fossero disponibili”. Sono state prese in considerazione diverse soluzioni di gestione del procurement, ma la soluzione di Synertrade ha battuto gli altri candidati.
“Non solo è risultata la soluzione più flessibile e leggera, ma la motivazione e l’entusiasmo dimostrati dal team del fornitore del software li ha sicuramente contraddistinti”.
Un progetto concluso in meno di sei mesi
La prima fase del progetto è iniziata a gennaio con la definizione delle specifiche esigenze. Sono stati identificati pochissimi requisiti di sviluppo, che hanno reso più rapida la fase di integrazione. Con grande soddisfazione di Emmanuel Brayda, il go live del progetto è stato a giugno, proprio come annunciato all’inizio. “Sono abituato a questo tipo di progetti e mi aspettavo un ritardo. Sono rimasto piacevolmente sorpreso quando il progetto è stato consegnato in tempo, senza alcun superamento del budget”.
Un repository comune
Dopo la formazione sui vari moduli utilizzando i materiali forniti da Synertrade, i buyer hanno familiarizzato rapidamente con lo strumento. Oggi, funge da piattaforma condivisa dove possono trovare tutte le risorse disponibili. “Le stesse categorie di segmentazione sono utilizzate internamente al Gruppo, nonché in ciascuna business unit. I buyer parlano la stessa lingua e possono raffrontare ciò che è confrontabile”. Tutte le informazioni di cui hanno bisogno sono centralizzate con conseguente miglioramento della produttività.
Reporting standardizzato
In tutto il Gruppo, le informazioni provenienti dall’ERP sono scaricate in un data warehouse. Dopo essere stati convertiti nello stesso formato, i dati vengono estratti e integrati all’interno del modulo di reporting del portale. I dipartimenti acquisto possono poi visualizzare report coerenti con le funzioni di back office della soluzione. “Graficamente il processo è molto più intuitivo, anche perché si aggiorna in tempo reale. Quando un elemento dati viene modificato su un grafico, tutto il resto è aggiornato automaticamente”.
Gestione dei contratti con notifiche integrate
La soluzione dispone di una libreria di contratti integrata e di un sistema di notifica automatica per consentire ai buyer di pianificare in anticipo il rinnovo dei contratti.
“Prima, non si riceveva alcuna notifica quando i contratti automaticamente rinnovabili stavano per scadere. In diverse occasioni, ci siamo ritrovati a dover collaborare con un fornitore di cui non eravamo soddisfatti”.
Sistema di gestione delle gare d’appalto
L’intero pool di fornitori è ora gestito dal portale. Per cominciare, i potenziali clienti sono in grado di registrarsi come potenziali fornitori. “Nell’ultimo anno, in questo modo, abbiamo potuto identificare un discreto numero di nuovi fornitori”. Meglio ancora, i buyer ora possono sollecitare i fornitori a presentare le loro offerte e raccogliere le risposte direttamente dal portale. Il processo di offerta risulta standardizzato, semplificando così il processo decisionale perché i criteri sono esattamente gli stessi per tutti i candidati.
Valutazione dei fornitori
Infine, un SRM per la valutazione della qualità dei fornitori integrato nel sistema. “Prima, avevamo un sistema di scoring dei fornitori centralizzato in Candia. Ci consentiva di confrontare i prezzi di acquisto, valutare la qualità dell’offerta (per fabbriche che segnalavano problemi) e ricevere informazioni sul rispetto dei tempi di consegna. Ma quella soluzione era disponibile solo per Candia”. Con lo strumento di valutazione ora disponibile sul portale, oggi è possibile gestire i KPI di spesa e procurement e la capacità di assegnare un punteggio ai fornitori. Poiché i fornitori possono essere confrontati sulla base di criteri comuni, i buyer sono in grado di riallineare meglio la loro strategia di procurement.
Emmanuel Brayda conferma, nonostante sia già soddisfatto della soluzione, che si aspetta molto altro ancora ed è entusiasta della sua scelta: “Synertrade è uno strumento dinamico che abbiamo appena iniziato a sfruttare al massimo le sue potenzialità!”.