RPA en la gestión de proveedores

Mediante el uso de la inteligencia artificial (IA), RPA ofrece grandes beneficios, sobre todo, con las tareas recurrentes diarias involucradas en los procesos de compras.

Concretamente, RPA posibilita la eliminación de las actividades manuales, que proporcionan poco valor añadido a los procesos, además de garantizar una mayor calidad y exactitud en las informaciones manejadas, una reducción significativa de los costes y tiempos de proceso, y todo ello considerando la seguridad de acceso a la información y la transparencia, sintonizándose con las capacidades de notificaciones automatizadas en aquellos nodos del proceso que se requieran.

El principio de la automatización robotizada de procesos se basa principalmente en reglas, que se derivan necesariamente de los procesos corporativos. Para garantizar las mejores decisiones respecto a su negocio, es esencial utilizar un software que adecúe y estructure los datos utilizando la inteligencia artificial (IA).

RPA en los procesos de compra

Una encuesta realizada en enero de 2020 a los participantes en el seminario de BME «Robotic Process Automation (RPA) in Purchasing – Challenges and Opportunities for Your Procurement» proporcionó las siguientes cifras relativas al uso de procesos automatizados en el ámbito de las compras:

• El 45% de los participantes declararon que aún no han utilizado un RPA y no tienen proyectos planificados de este tipo.
• Sin embargo, el 20% ya utiliza en su empresa programas informáticos con soluciones de RPA y el 35% tiene previsto invertir en esta área a corto o medio plazo, incluyendo los que ya han puesto en marcha alguna fase de prueba.
• Mayoritariamente se opinaba que la utilización de esas soluciones puede integrarse en las más diversas áreas de negocio de la empresa.
• El 77% de los encuestados que utilizan RPA, lo hacen en el ámbito de las Compras, el 41% en Finanzas, el 20% en la gestión de la Cadena de Suministro y el 20% en el servicio al cliente.

Caso de uso: Evaluaciones de proveedores en la nube a partir de la plataforma Accelerate de Synertrade

Dada la necesidad de realizar periódicamente la revisión del rendimiento de los proveedores, así como, de evaluarlos conforme a los KPIs significativos que se definen en los procesos corporativos, una evaluación manual supone un enorme esfuerzo en lo referente al mantenimiento de los datos de proveedores.  A fin de eliminar esta carga del Departamento de Compras, estos procesos deben normalizarse y automatizarse.

Consideremos el ejemplo de un cliente del sector de la logística que trabaja con 2.500 proveedores y clasifica sus productos en 280 grupos de productos básicos. Synertrade proporciona, gracias a su plataforma en la nube denominada Accelerate, la automatización de cada uno de los distintos procesos de aprobación en las tareas de evaluación de proveedores. En el ejemplo, podemos realizar evaluaciones periódicas para todos los proveedores. de todos los grupos de productos básicos, que superen un determinado volumen de compra, por ejemplo, 20.000 euros. A través de las evaluaciones periódicas, se supervisa y se documenta el nivel de calidad de las entregas y de los servicios prestados, lo que permite actuar con rapidez en caso de deterioro en la calidad del proveedor.

Las evaluaciones podrían desglosarse por grupo de productos, por ejemplo: servicios de construcción, suministro de materiales, servicios de alquiler, servicios de ingeniería civil o de arquitectura. De manera que cada evaluación podría gestionarse por el personal especializado en cada categoría.

A partir de los pedidos de compras, que puedan proceder de un ERP (por ejemplo SAP) o pueden existir en la plataforma de Synertrade, y utilizando los montantes acumulados de pedidos para un período determinado (por ejemplo, semestralmente) y por categoría de compras, se puede utilizar un algoritmo/bot para determinar la frecuencia y el momento en que deben reevaluarse los proveedores, considerando quién y qué versión del cuestionario de evaluación se debe utilizar. Con la ayuda de Accelerate se crearían automáticamente los eventos de evaluación, controlándose la fecha de finalización de dichos eventos.

Después de que la evaluación se completara, se crearía una evaluación general, considerando parámetros externos definibles. Si la evaluación diera un resultado inferior a 5 (teniendo en cuenta que la escala fuera del 1 al 10), se preparará una evaluación de seguimiento con una duración de entre 3 y 6 meses, y siempre dependiendo de la categoría y el volumen de compra. El proveedor sería informado detalladamente de los resultados de la evaluación. Si se detecta una disminución constante en las evaluaciones realizadas, se iniciarán automáticamente planes de acción para aquellas categorías en las que se haya detectado déficits en la calidad evaluada. Estas acciones pueden incluir actividades que vayan desde el intercambio de informaciones con los proveedores afectados, hasta la realización de un análisis de mercado, tendente a la búsqueda de nuevos proveedores, en el peor de los casos.

Esta evaluación se llevaría a cabo al principio, justo cuando se está diseñando todo lo necesario para solicitar propuestas o se está analizando qué comprar. De esta manera se puede corregir el proceso en una fase temprana. Adicionalmente, y después de la contabilización de facturas o la finalización de un contrato, también se evaluarían la perspectiva comercial, con lo que se garantiza una evaluación integral de todos los procesos de compras.

Todas las evaluaciones de todos los procesos de compras se incluyen en el Cuadro de mando o dashboard de proveedores. Los resultados de la evaluación de proveedores se pueden utilizar tantas veces como sean necesarias en los futuros procesos (licitaciones, contratos, pedidos…). Se incorporarían a la evaluación de las ofertas y a las tareas de adjudicación o renovación de los contratos. Por último, todos los datos se transfieren a un sistema de inteligencia artificial para obtener informes lo más completos, reales y fiables posible y, de este modo, no sólo se disminuyen las tareas administrativas, sino también se facilita la toma de mejores decisiones en aras de llevar a buen término la estrategia de la compañía.