Colaboración con proveedores, el caballo ganador en P2P

En una cadena de suministro cada vez más integrada, la colaboración, que puede considerarse como el intercambio de información y procesos entre socios de la misma cadena de productos y servicios, es la condición «sine qua non» para un mejor rendimiento de las compras, en términos de eficiencia, calidad y reducción de costos.

De esto se trata exactamente la colaboración con los proveedores: un paso más en comparación con la clásica relación cliente-proveedor que se convierte en una verdadera asociación.

Con Stefano Lubian, Head of Procurement Solutions en Synertrade Italia, abordaremos este tema, analizaremos la colaboración de los proveedores en un contexto P2P y destacaremos su valor añadido, que a menudo es complejo de percibir.

¿Cómo se define la colaboración de los proveedores y su aplicación?

La colaboración de los proveedores es un concepto multifacético. Comienza con la definición del perímetro en el que tendrá lugar esta colaboración y se extiende al proceso de producción. Por lo general, esta relación se centra en los procesos y categorías de productos que son más críticos para la empresa y que tienen un impacto significativo en su negocio.

Una vez identificados los principales proveedores, el siguiente paso es definir la información clave, los principales elementos del proceso de compra que se van a controlar y los métodos de control. Los beneficios de esa colaboración (eficiencia, calidad o reducción de costos) son bien conocidos, pero en la práctica sigue siendo difícil de aplicar por dos razones:

• Por un lado, hay que tener en cuenta los cambios que ha experimentado el departamento de compras en los últimos años. ¡Se han metamorfoseado! Han pasado de la «mesa de pedidos» a una función estratégica y de alto valor añadido alineada con las decisiones de la empresa.
• Por otra parte, hace tiempo que se ven afectados por la falta de herramientas y soluciones adaptadas que fomenten la colaboración de los proveedores.

Incluso descubrimos que algunas empresas, que podían permitirse hacer grandes inversiones en la aplicación y el mantenimiento, habían puesto en práctica herramientas de gestión de proveedores que no eran muy escalables y eran difíciles de extender a un gran público de proveedores.

Estas condiciones han cambiado rápidamente y hoy en día, gracias a soluciones como Synertrade Accelerate, las empresas pueden cosechar fácilmente los beneficios de la colaboración de los proveedores, por no mencionar la reciente situación sanitaria en todo el mundo, que sin duda ha fomentado y acelerado la búsqueda de herramientas digitales para permitir asociaciones más sólidas y avanzadas.

¿Cuál es la posición de Synertrade con respecto a la cooperación con los proveedores? ¿Puede darnos algunos ejemplos?

Synertrade apoya a sus clientes como su principal socio tecnológico, proporcionando herramientas que permiten la implementación de flujos de colaboración entre el cliente y el proveedor. Acción que se ve claramente en los ámbitos que requieren una integración entre los distintos agentes: gestión de pedidos, gestión de la planificación y la entrega, facturación, desarrollo de productos.

La plataforma Accelerate soporta todas las etapas del proceso de compra y, a través de su módulo P2P, todas las fases desde la definición de los requisitos hasta la facturación. A través de esta solución, los usuarios pueden seleccionar los puntos clave que servirán de base para la futura colaboración con los proveedores, como por ejemplo:

• Simplificación del proceso de gestión de pedidos
• Definición de las necesidades
• Gestión de la colaboración con el proveedor
• Modificación y validación de pedidos
• La validación interna de una orden
• Reducción de los plazos de entrega
• Reducción de los costos de planificación de la entrega
• La posibilidad de cambiar los plazos de entrega en tiempo real
• La gestión de la composición y el empaquetado de los pedidos…

En cuanto a la facturación, Accelerate integra una herramienta de control de facturas «3-way Matching», que permite el control directo del proveedor en la plataforma y garantiza el cumplimiento de los documentos desde la orden de compra hasta la entrega. El proceso de aprobación está entonces completo y totalmente automatizado.

Mediante la integración de componentes específicos P2P, nuestra solución mejora la colaboración en los procesos de desarrollo de productos, simplificando el intercambio de documentos e información entre el cliente y el socio.

De hecho, tenemos varios casos concretos de uso de nuestras soluciones P2P en todo el mundo. En Italia, por ejemplo, un cliente de la industria farmacéutica identificó y cartografió todo su proceso de principio a fin, desde la solicitud de compra hasta el pago de la factura, gracias a la integración P2P. Todos los pasos son ahora sencillos de identificar. Este proyecto ha permitido centralizar y digitalizar todos los archivos en papel que tenían dispersos en distintas compañías y gestionar el historial con el que contaban relacionado con el proceso de gestión de pedidos.

El segundo caso que quisiera mencionar es el de una empresa de telecomunicaciones que utiliza un sistema de «proxy-to-pay» que no estaba totalmente integrado. Gracias a la aplicación del módulo P2P, ahora cubrimos todo el proceso de compra desde un punto de vista funcional, lo que ha permitido el control interdepartamental y la simplificación de los procedimientos en ciertos casos concretos.

Las compras sostenibles y la colaboración se han convertido en cuestiones clave, ¿cree que existe un vínculo entre estos dos temas?

Los beneficios de digitalizar las relaciones con los proveedores tienen un impacto directo en las compras responsables y sostenibles. La optimización de los plazos y métodos de entrega, la gestión desmaterializada de las transacciones (sin papel), la reducción del número de «soluciones» tras la adopción de una única solución SaaS o la posibilidad de gestionar todos los procesos a distancia (en cualquier lugar y en cualquier momento) tienen un impacto nada despreciable en el medio ambiente.

También podemos ver impactos indirectos, por ejemplo, en los sistemas de sostenibilidad y de calificación ambiental, que evalúan a las empresas en su capacidad de respetar el impacto de sus actividades en el medio ambiente. Integramos todas estas clasificaciones en nuestra solución P2P, que nos da una visión global de los socios con los que trabajamos, en línea con un enfoque de mejora continua por parte de nuestros proveedores.

Por último, otro factor que hay que tener en cuenta es el impacto de este tipo de herramienta, que lleva a las empresas a reducir los costos de gestión interna, liberando así recursos para asignarlos a actividades de mayor valor añadido.

¿Puede darnos ejemplos de soluciones que permitan a los Departamentos de Compras centrarse en actividades más estratégicas?

La famosa regla 80/20 es un problema típico de los Departamentos de Compras: el 80% de los documentos y transacciones tienen que ser procesados usando sólo el 20% del tiempo de trabajo.  Esto deja tiempo después para focalizarse en otras actividades de mayor valor añadido. Esto sólo es posible cuando puedes automatizar parte de tus tareas diarias.

Esta automatización es posible gracias al RPA (Robotic Process Automation): todas las compras que no requieren el control directo de un superior pueden ser automatizadas. Una vez identificadas las categorías de productos que entran en un dominio, este tipo de herramienta permite controlar todo el proceso, desde la aprobación de un pedido hasta su distribución a varios proveedores o, incluso, pasado de la firma automática hasta la entrega.

Otro tema central relacionado con las relaciones con los proveedores es el módulo de gestión de catálogos de nuestra solución P2P. Esta integración proporciona a todos los departamentos de la empresa un medio para abastecerse de forma autónoma de todos los productos y servicios no esenciales, y también garantiza que el volumen de trabajo de los compradores no aumente al tener que ocuparse de un elevado número de transacciones de bajo valor añadido.

Los proveedores de este tipo de compras tienen la opción de publicar sus catálogos directamente en nuestra plataforma o, en el caso de un punch-out, permitir a los clientes navegar por sus propios catálogos integrados con la plataforma P2P y su propio sistema de contabilidad. La integración es por lo tanto fluida y segura, desde la definición de la necesidad hasta la entrega, todo ello sin negociación y procesos directos con el Departamento de Compras.

Los beneficios de la colaboración con los proveedores sólo son perceptibles si la adopción de los instrumentos es fuerte y rápida. Hace treinta años, era impensable implementar un proceso P2P en sólo tres meses. Hoy en día se ha convertido en la norma. Además, es importante destacar la reducción de las inversiones necesarias en términos de personal y tecnología, lo que aumenta considerablemente la adopción por parte de los usuarios. Las soluciones disponibles para un CPO hoy en día son mucho más accesibles, más rápidas de implementar y más ergonómicas.