Dans une Supply Chain de plus en plus intégrée, la collaboration, que l’on peut considérer comme un partage d’informations et de process entre partenaires d’une même chaîne de produits/services, est la condition « sine qua non » d’une meilleure performance Achats, en termes d’efficacité, de qualité et de réduction des coûts.
La collaboration fournisseurs, c’est exactement ça : une étape supplémentaire par rapport à la relation client-fournisseur classique qui se transforme en un véritable partenariat.
Avec Stefano Lubian, Head of Procurement Solutions chez Synertrade Italia, nous allons aborder cette question, analyser la collaboration fournisseurs dans un contexte P2P et mettre en évidence sa valeur ajoutée, souvent complexe à percevoir.
Comment définie-t-on la collaboration fournisseurs et sa mise en œuvre ?
La collaboration fournisseurs est une notion qui englobe plusieurs aspects. Elle débute par la définition du périmètre dans lequel cette collaboration aura lieu et s’étend jusqu’au processus de production. Généralement, cette relation se concentre sur les processus et les catégories de produits les plus critiques pour l’entreprise, ceux ayant un impact important sur son activité.
Une fois que les principaux fournisseurs ont été identifiés, l’étape suivante consiste à identifier les informations clés, les éléments majeurs du processus achats à contrôler et les méthodes de contrôle. Les avantages d’une telle collaboration (efficacité, qualité, réduction des coûts) sont bien connus, mais dans la pratique, elle est encore difficile à mettre en place pour deux raisons :
- d’une part, il faut prendre en considération les évolutions que le département achats a connu ces dernières années. Ils se sont métamorphosés ! Ils sont passés de « bureau des commandes » à une fonction stratégique et à haute valeur ajoutée alignée sur les décisions de l’entreprise.
- d’autre part, les décideurs achats ont longtemps été impactés par le manque d’outils adaptés et de solutions encourageants la collaboration fournisseurs.
Nous avons même pu constater que certaines entreprises, qui pouvaient se permettre de faire de gros investissements en termes de mise en œuvre et de maintenance, avaient implémenté des outils de gestion fournisseurs peu évolutifs et difficiles à étendre à une large audience de fournisseurs.
Ces conditions ont rapidement évolué et aujourd’hui, grâce à des solutions comme Synertrade Accelerate, les entreprises sont en mesure de bénéficier facilement des avantages de la collaboration entre fournisseurs, sans parler de la situation sanitaire récente que nous connaissons dans le monde entier, qui a certainement encouragé et accéléré la recherche d’outils permettant un partenariat plus fort et plus poussé.
Comment se positionne concrètement Synertrade vis-à-vis de la collaboration fournisseurs ? Pouvez-vous nous donner quelques exemples ?
Synertrade apporte un soutien fort à ses clients en tant que principal partenaire technologique, en fournissant des outils permettant la mise en place de flux de collaboration entre le client et le fournisseur. Cela se vérifie particulièrement dans les domaines nécessitant une intégration entre les différents acteurs : gestion des commandes, planification et gestion des livraisons, facturation, développement produits.
La plate-forme Accelerate prend en charge toutes les étapes du processus achats, et via son module P2P, toutes les phases allant de la définition des besoins jusqu’à la facturation. A travers cette solution, les utilisateurs sont capables de sélectionner un ensemble de point clés qui serviront de base à la future collaboration fournisseurs, comme par exemple :
- La simplification du processus de gestion des commandes
- La définition des besoins
- La gestion collaborative avec le fournisseur
- La modification et la validation des commandes
- La validation interne d’une commande
- La réduction des délais de livraison
- La réduction des coûts de planification des livraisons
- La possibilité de changer en temps réel les modalités de livraison
- La gestion de la composition et du conditionnement des commandes…
En ce qui concerne la facturation, Accelerate intègre un outil de contrôle des factures « 3-way Matching », qui permet un contrôle direct du fournisseur sur la plate-forme et garanti la conformité des documents depuis le bon de commande jusqu’à la livraison. Le processus d’approbation est alors complet et entièrement automatisé.
Grâce à l’intégration de certains composants spécifiques au P2P, notre solution renforce la collaboration dans les process de développement produits, en simplifiant l’échange de documents et d’informations entre le client et le partenaire.
Nous avons d’ailleurs plusieurs cas concrets d’utilisation de nos solutions P2P à l’international. En Italie par exemple, un client dans l’industrie pharmaceutique a identifié et cartographié l’ensemble de son process end-to-end depuis la demande d’achat jusqu’au paiement de la facture, grâce à l’intégration du P2P. Toutes les étapes sont maintenant traçables. Ce projet a permis de centraliser et de numériser toutes les archives papier des différents sites et de gérer l’historique des informations liées au processus de gestion des commandes.
Le deuxième cas que je souhaite évoquer est celui d’une société de télécommunications qui utilisait un « proxy-to-pay » qui n’était pas entièrement intégré. Grâce à la mise en place du module P2P, nous couvrons maintenant l’ensemble du processus achats d’un point de vue fonctionnel, ce qui a permis un contrôle entre les services et une simplification des procédures de certains cas spécifiques.
Les achats responsables et la collaboration sont devenus des sujets clés, pensez-vous qu’il y ait un lien entre ces deux thématiques ?
Les bénéfices liés à la digitalisation de la relation fournisseurs ont un impact direct sur les achats responsables et durables. L’optimisation des délais et des méthodes de livraison, la gestion dématérialisée des transactions (sans papier), la réduction du parc « solutions » suite à l’adoption d’une solutions SaaS, ou encore la possibilité de gérer tous ses processus à distance (n’importe où et n’importe quand) ont un impact non-négligeable sur l’environnement.
Nous pouvons également constater des impacts indirects : je pense par exemple aux systèmes de notation durables et environnementaux, qui évaluent les entreprises sur leur capacité à limiter l’impact de leurs activités sur l’environnement. Nous intégrons toutes ces notations à notre solution P2P, ce qui permet d’avoir une vue globale de ses partenaires, en adéquation avec une démarche d’amélioration continue de son parc fournisseurs.
Enfin, un autre facteur est à prendre en compte : l’impact de ce type d’outils, qui amènent les entreprises à réduire les coûts de gestion interne, et qui permet donc de libérer des ressources pour les affecter à des activités à plus forte valeur ajoutée.
Pouvez-vous nous donner des exemples de solutions qui permettent aux départements Achats de se concentrer davantage sur des activités plus stratégiques ?
La fameuse règle des 80/20 est une problématique typique des directions achats : 80 % des documents et des transactions doivent être traités en ayant recours à seulement 20 % du temps de travail. Ce qui laisse du temps ensuite pour des activités à haute valeur ajoutée. Cela est possible uniquement lorsque vous pouvez automatiser une partie de vos tâches quotidiennes.
Cette automatisation est possible grâce à la RPA (Robotic Process Automation) : tous les achats qui ne requièrent pas un contrôle direct de la part d’un supérieur peuvent être automatisées. Une fois que les catégories de produits sont identifiées, ce genre d’outils permet de contrôler l’ensemble du processus, de l’approbation d’une commande à la répartition de celle-ci vers plusieurs fournisseurs, en passant par la signature automatique jusqu’à la livraison.
Un autre thème central lié à la relation fournisseurs est notre module Catalog Management and Punch-Out de notre solution P2P. Cette intégration offre à tous les départements de l’entreprise un moyen de s’approvisionner de manière autonome pour tous les produits et services non essentiels, et permet également de ne pas augmenter la charge de travail des acheteurs en les confrontant à un nombre élevé de transactions à faible valeur ajoutée.
Les fournisseurs de ce type d’achats ont la possibilité de publier leurs catalogues directement sur notre plate-forme, ou, dans le cas d’un Punch-out, de permettent aux clients de naviguer sur leurs propres catalogues intégrés à la plate-forme P2P et à leur propre système de comptabilité. L’intégration est donc fluide et sûre, de la définition du besoin à la livraison, le tout sans négociation et liens directs avec le service achats.
Les avantages de la collaboration avec les fournisseurs ne sont perceptibles que si l’adoption des outils est forte et rapide. Il y a trente ans encore, il était impensable de mettre en place un processus P2P en trois mois seulement ; aujourd’hui c’est devenu la norme. De plus, il est important de mettre en avant la réduction des investissements nécessaires en termes de personnel et de technologie, qui permet d’accroitre considérablement l’adoption utilisateur. Les solutions dont dispose aujourd’hui un CPO sont beaucoup plus accessibles, rapides à mettre en œuvre et ergonomiques.