Guide des signatures électroniques

Aujourd’hui, les frontières internationales ne constituent plus un obstacle aux affaires. De plus en plus d’entreprises se rendent compte que les fondamentaux commerciaux tels que les signatures électroniques sont une condition préalable pour numériser de nombreux processus, les mettre en œuvre sans papier et sans discontinuité médiatique, et rester ainsi compétitif dans l’économie mondiale.

L’adoption de la directive européenne 1999/93/CE du 13 décembre 1999 fournit un cadre pour l’utilisation des signatures électroniques dans les contrats électroniques dans l’UE. Les signatures électroniques sont activement utilisées en Europe et dans le monde entier pour accélérer les transactions commerciales.

Signature électronique simple

La signature électronique simple est le moyen le plus simple de signer numériquement des documents. Il ne nécessite aucune précaution technique particulière et est créé à l’aide d’un logiciel librement disponible ou dans un navigateur Internet. Le lettrage numérisé d’une signature ainsi que la signature sous forme de pied de page d’un e-mail constituent une signature simple.

Signature électronique avancée

Une signature électronique avancée identifie de manière unique le signataire comme l’auteur d’un document. Une signature électronique avancée est créée avec une clé de signature unique et est techniquement un certificat logiciel. Celle-ci est exclusivement attribuée au détenteur de la clé de signature, permet son identification et assure l’intégrité du document signé. La signature électronique avancée est juridiquement équivalente à la signature manuscrite.

Légalement, une signature électronique ne peut pas être rejetée au seul motif que :

1. elle est sous forme électronique
2. elle n’est pas fondée sur un certificat qualifié
3. elle n’est pas basée sur un certificat qualifié délivré par une autorité de certification accréditée
4. elle n’a pas été créée sur un dispositif sécurisé.

Une signature avancée est généralement un type de signature spécifique qui répond à un certain nombre de critères supplémentaires pour identifier le signataire. Le but de la signature électronique avancée est d’authentifier le signataire qu’il est bien la personne qu’il prétend être.

Un certificat qualifié n’est pas une signature électronique. Il s’agit d’un mécanisme technique permettant d’établir la source d’un message électronique. Lorsqu’il est associé à une signature électronique avancée, un certificat qualifié devient un « équivalent fonctionnel » d’une signature manuscrite.

Signature électronique qualifiée

Les exigences les plus élevées sont imposées aux signatures électroniques qualifiées, qui peuvent remplacer la signature requise sur papier pour les documents numériques. Pour la signature électronique qualifiée, les exigences qui s’appliquent à la signature avancée sont étendues par deux caractéristiques : elle est décrite comme « une signature électronique avancée qui est créée par un dispositif de création de signature électronique qualifié et qui est basée sur un certificat qualifié pour les signatures électroniques ». La principale différence ici est le « certificat qualifié », qui est émis par une autorité de confiance. Cela permet de vérifier l’identité de la personne à qui appartient cette clé. Les organismes de certification sont contrôlés par l’Office fédéral de la sécurité de l’information (BSI) en Allemagne et par des organismes équivalents dans d’autres pays européens.

Une signature avancée est une signature qui :

• est exclusivement attribuée au signataire
• permet l’identification du signataire
• est créée par des moyens que le signataire peut garder sous son contrôle exclusif, est liée aux données auxquelles elle se rapporte de telle sorte que toute modification ultérieure des données puisse être détectée.

Les signatures électroniques sont réglementées au niveau européen par elDAS. En 2017, la législation de mise en œuvre d’eIDAS est entrée en vigueur, mettant le droit national en conformité avec le règlement européen eIDAS pour les signatures électroniques et les systèmes d’identification électronique (eID).

Applications possibles des signatures dans la gestion des contrats

La gestion des contrats dans l’environnement des entreprises clientes est de plus en plus digitalisée. Cela nécessite des signatures juridiquement contraignantes qui sont déposées à l’aide de signatures électroniques. C’est là que l’utilisation des signatures électroniques avancées entre en jeu, car elles offrent de nombreux avantages dans la gestion des contrats : Le processus de signature est considérablement simplifié et raccourci, et les partenaires contractuels sont en sécurité grâce aux technologies de cryptage les plus modernes. Les documents contractuels signés numériquement présentent un niveau de sécurité plus élevé que la version papier, ils sont traçables et infalsifiables. Les signatures électroniques peuvent également être utilisées pour approuver les transactions commerciales et les différentes étapes des processus d’approbation. Dans les processus de gestion de la qualité, les signatures peuvent être utilisées pour cartographier la confirmation par les employés des descriptions de procédures et des instructions de travail, de la reconnaissance et de l’approbation à la mise en œuvre.

Pourquoi utiliser des documents numériques et la signature électronique

Les étapes de la signature manuelle et les coûts liés au papier, à l’envoi ou au stockage des documents sont considérablement réduits en passant par la signature électronique. Les formulaires créés numériquement peuvent être envoyés et suivis plus facilement et en toute sécurité. Résultat :

• un meilleur contrôle ou une meilleure visibilité des documents dans le processus de signature
• des délais d’exécution rapides
• une réduction des taux d’erreur
• élimination des coûts élevés de distribution des documents imprimés
• accès pratique et facile au contenu des documents numériques grâce à la fonction de recherche

L’objectif d’une signature électronique est de signer des documents ou des contrats avec l’aide d’un tiers neutre, le prestataire. Les documents signés numériquement sont plus crédibles que les versions numérisées de documents signés manuellement, car une signature numérique ne peut être falsifiée. Les signatures à l’encre noire sont même considérées comme plus faciles à falsifier. Chaque fois qu’un document signé numériquement est ouvert, il est comparé et validé par rapport à la signature numérique figurant dans la base de données du prestataire. Ce prestataire fait office d’autorité pour confirmer et accréditer l’identité du signataire.

La gestion de « templates » de contrat constitue la base du contract management chez Synertrade pour définir les types de contrat et ses clauses. Des formulaires sont affectés à ces « templates » pour définir, par type de contrat, les informations nécessaires lors de l’établissement du contrat. Ici, toutes les données d’en-tête relatives au contrat sont enregistrées, telles que les conditions et les annexes. Un point important ici est également la gestion des délais ainsi que les droits de visualisation et d’édition.

Le processus de création du contrat et l’attribution des clauses consistent à remplir un questionnaire piloté par un assistant. Sur la base des réponses données dans l’assistant et des différentes combinaisons possibles, les clauses appropriées sont automatiquement attribuées au contrat à créer. Le contrat prérempli peut alors être soumis à un workflow automatisé de révision et d’approbation. Le processus d’approbation peut être mis en œuvre avec des partenaires internes et externes. Vous pouvez ainsi intégrer le département juridique interne et les cabinets d’avocats externes à l’examen et à l’approbation des contrats dans le processus de validation de contrat. L’étape finale est la signature du contrat par le fournisseur/partenaire. L’approbation ou la signature du contrat peut se faire par authentification via un ordinateur, l’application mobile ou par SMS.

Synertrade étend sa solution de gestion des contrats avec des fournisseurs de signatures électroniques, intégrant ainsi les solutions Adobe Sign et HelloSign de Dropbox, en plus de DocuSign, déjà en place dans notre plateforme Accelerate. Nos clients bénéficient d’une flexibilité maximale dans la mise en œuvre de leurs processus de gestion des contrats. Ainsi, le processus d’approbation des contrats peut être entièrement cartographié sans discontinuité.

Gestion du cycle de vie des contrats

Les processus de suivi avec la gestion des contrats sont réalisés dans les autres modules intégrés de Synertrade Accelerate, comme le module purchase-to-pay.

Conclusion