Feedback: Géraldine Mirre, Project Manager y Representative of Logistic and Purchasing Director de Malakoff Médéric, nos habla de la solución Synertrade Accelerate. También menciona la situación antes y después de la implantación de la herramienta.
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¿Qué configuración tenía el Departamento de Compras de Malakoff Médéric antes de la implantación de Accelerate?
Antes de usar la plataforma Accelerate, usábamos un método “manual”. Las licitaciones eran libres y variaban enormemente, y esa era una de las cosas más importantes en que queríamos mejorar
No teníamos ninguna forma real de hacer un seguimiento de las actividades de compra: sin poder ver las cifras, nos costaba desarrollar ninguna estrategia de compra porque no teníamos visibilidad en tiempo real de lo que estaba sucediendo en lo que se refería a los gastos. Por último, nuestros suscriptores consideraban que comprar ocupaba demasiado tiempo.
Y por tanto, estas eran las áreas en que queríamos mejorar.
¿Puede contarnos más sobre los retos a los que se enfrentaron y los factores clave del éxito de este proyecto?
El principal obstáculo del proyecto era que los usuarios se unieran: en primer lugar, el departamento de compras, y luego nuestros usuarios internos. Sin embargo, un factor clave de nuestro éxito deriva del fuerte apoyo que recibimos de la dirección general, que nos ayudó inmensamente con el proyecto.
Otro factor clave para el éxito es el hecho de que fuese un proyecto puramente de compras. Al tratarse de una plataforma SaaS, teníamos la posibilidad de procesar este proyecto únicamente a través de compras.
Factores clave adicionales incluyeron el hecho de que el departamento de compras al completo, además de compradores y asistentes, se involucró en el proyecto.
Por último, otro elemento crucial: el hecho de que todo esté centralizado en una única plataforma de una manera lógica y obvia.
¿Cuáles fueron las ventajas tangibles de la implantación de la herramienta?
La primera ventaja que apreciamos fue la función de creación de informes. Fue efectiva desde el momento en que se implantó, y posteriormente se fue mejorando. Con esta función de informes, hemos conseguido una visibilidad que tienen pocos departamentos de compras, los cuales no suelen estar tan bien equipados. Hablo de visibilidad tanto de nuestros gastos totales como de lo que hacemos y de las acciones que emprendemos a nivel de compras.
¡Además, la función de creación de informes tiene la ventaja de ser instantánea! Esto significa que puedes ver lo que está sucediendo en tiempo real.
La plataforma Accelerate también nos permitió aumentar nuestra productividad: perdemos menos tiempo cuando enviamos RFX o gestionamos proveedores.
Y, sobre todo, lo que yo consideraría como el factor más importante: esta herramienta también ha proporcionado valor a compradores de otros equipos de gestión. Para el departamento de compras, el beneficio es inconmensurable.
Otro beneficio, que descubrimos a posteriori: En Malakoff Médéric nos sometemos a muchas auditorías, por lo que tenemos que prestar mucha atención a las normativas. La plataforma Synertrade Accelerate ha pasado todas las auditorías y ha proporcionado toda la información que necesitábamos. Esta herramienta nos ha ayudado a elevar nuestros estándares.
¿Cómo ve el futuro de su colaboración con Synertrade?
Bueno, para empezar, nuestro proyecto inicial, la actualización de la herramienta de compras, sigue en marcha.
Internamente, el objetivo principal era la excelencia operativa, y la utilizamos para llevar a cabo talleres con compradores y asistentes. Hemos rastreado los cuellos de botella en los procesos, los escollos potenciales y las expectativas, y gracias a este proyecto hemos podido volver a Synertrade y pedir exactamente lo que queríamos. Esto facilitó enormemente el progreso del proyecto, porque llegamos con expectativas reales y usamos esto para abrir la conversación con Synertrade.
Hicimos un montón de mejoras. En primer lugar, sin duda, una mejor experiencia del usuario. A medida que la gente se beneficiaba de la herramienta, fuimos recibiendo comentarios positivos sobre la ergonomía y la experiencia del usuario.
Luego decidimos establecer interfaces, que actualmente se están finalizando. Estas interfaces nos van a dar una ligera ventaja en términos de riesgos. Después mejoramos todos los módulos, en relación con nuestros procesos y nuestras expectativas, manteniendo al mismo tiempo los estándares de Synertrade.
Actualmente estamos finalizando la actualización propuesta: todo lo que nos queda por finalizar son los informes y las interfaces. Pero ya estamos pensando en los próximos proyectos a realizar, en particular la firma electrónica, que antes no podíamos hacer. También nos gustaría desarrollar la parte de SRM, como hicimos con los otros módulos. Por último, tenemos varias ideas en lo que se refiere al e-Procurement, y la manera más idónea de mejorar nuestra agilidad y flexibilidad dentro del negocio en general.