Feedback: Géraldine Mirre, Projektleiterin und Vertreterin der Logistik und Einkaufsleiterin von Malakoff Médéric, spricht über die Synertrade Accelerate™-Lösung. Sie erwähnt auch die Situation vor und nach der Einführung des Tools.
Wie war die Einkaufsabteilung von Malakoff Médéric vor der Einführung von Accelerate™ aufgestellt?
Bevor wir die Accelerate™-Plattform nutzten, haben wir eine „manuelle“ Methode verwendet. Die Ausschreibungen waren frei und variierten stark, was einer der wichtigsten Punkte war, den wir verbessern wollten.
Wir hatten keine wirkliche Möglichkeit, die Einkaufsaktivitäten zu verfolgen: Da wir die Zahlen nicht parat und keinen Echtzeit-Überblick über die Ausgaben hatten, konnten wir nur schwer Beschaffungsstrategien entwickeln. Schließlich empfanden unsere Abonnenten den Kauf als zu zeitaufwändig.
Daher wollten wir in diesen Bereichen Verbesserungen erreichen.
Erzählen Sie uns mehr über die Herausforderungen – was waren die wichtigsten Erfolgsfaktoren bei diesem Projekt?
Die größte Hürde bei diesem Projekt war es, die Benutzer zum Mitmachen zu bewegen: Zunächst die Einkaufsabteilung selbst und dann unsere internen Benutzer. Ein Schlüsselfaktor für unseren Erfolg ist jedoch die starke Unterstützung, die wir von der Geschäftsleitung erhalten haben, die uns bei dem Projekt sehr geholfen hat.
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor ist die Tatsache, dass es sich um ein reines Beschaffungsprojekt handelte. Da es sich um eine SaaS-Plattform handelte, hatten wir die Möglichkeit, dieses Projekt nur über Einkäufe abzuwickeln.
Weitere Schlüsselfaktoren waren die Tatsache, dass die gesamte Einkaufsabteilung sowie die Einkäufer und Assistenten in das Projekt eingebunden waren.
Und schließlich gab es einen weiteren entscheidenden Faktor: Die Tatsache, dass alles auf einer einzigen Plattform auf logische und offensichtliche Weise zentralisiert ist.
Was waren die greifbaren Vorteile der Implementierung des Tools?
Der erste Vorteil, der uns aufgefallen ist, war die Berichtsfunktion. Das System funktionierte ab dem Zeitpunkt der Einführung und wurde in der Folgezeit immer weiter verbessert. Mit dieser Berichtsfunktion haben wir einen Einblick gewonnen, den nur wenige Einkaufsabteilungen – die in der Regel nicht so gut ausgestattet sind – haben. Ich spreche von der Transparenz sowohl unserer Gesamtausgaben als auch der Maßnahmen, die wir auf der Einkaufsebene ergreifen.
Außerdem hat die Berichtsfunktion den Vorteil, dass sie sofort zur Verfügung steht! Das bedeutet, dass Sie sofort sehen können, was in Echtzeit passiert.
Mit der Accelerate™-Plattform konnten wir auch unsere Produktivität steigern. Wir verschwenden weniger Zeit mit dem Versenden von RFx oder der Verwaltung von Lieferanten.
Den folgenden Faktor halte ich für den wichtigsten: Das Tool hat auch den Käufern von anderen Managementteams einen Nutzen gebracht. Der Nutzen für die Einkaufsabteilung ist unermesslich.
Ein weiterer Vorteil, den wir erst später entdeckten: Bei Malakoff Médéric werden wir häufig Audits unterzogen und müssen daher genau auf die Vorschriften achten. Die Synertrade Accelerate™-Plattform hat alle Audits bestanden und alle Informationen geliefert, die wir benötigten. Dieses Tool hat uns geholfen, unsere Standards zu erhöhen.
Wie sehen Sie die Zukunft Ihrer Zusammenarbeit mit Synertrade?
Nun, zunächst einmal ist unser ursprüngliches Projekt – die Aktualisierung des Beschaffungsprogramms – noch nicht abgeschlossen.
Intern war betriebliche Exzellenz das Hauptziel und wir nutzten es, um Workshops mit Einkäufern und Assistenten durchzuführen. Wir haben die Engpässe in den Prozessen, potenzielle Störfaktoren und Erwartungen erkannt, und dank dieses Projekts konnten wir bei Synertrade genau das einfordern, was wir wollten. Das hat den Fortschritt des Projekts erheblich erleichtert, da wir mit konkreten Erwartungen in die Gespräche mit Synertrade eintraten.
Wir haben viele Verbesserungen erzielt. Erstens: Zweifellos eine bessere Benutzererfahrung. Da die Menschen bereits von dem Tool profitiert haben, erhielten wir positives Feedback zur Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit.
Daraufhin haben wir beschlossen, Schnittstellen einzurichten, die derzeit fertiggestellt werden. Diese Schnittstellen verschaffen uns einen leichten Vorteil in puncto Risiko. Dann haben wir alle Module in Bezug auf unsere Prozesse und unsere Erwartungen verbessert, wobei wir die Normen von Synertrade beibehalten haben.
Wir sind gerade dabei, das vorgeschlagene Upgrade fertigzustellen: Wir müssen nur noch die Berichte und die Benutzeroberflächen fertigstellen. Aber wir denken bereits über die nächsten Projekte nach, vor allem über die elektronische Signatur, die bei uns bisher nicht möglich war. Wir möchten auch den SRM-Teil weiterentwickeln, genauso wie bei den anderen Modulen. Und schließlich haben wir eine Reihe von Ideen zum E-Procurement und wie wir unsere Agilität und unsere Flexibilität im Unternehmen generell verbessern können.