Feedback: Géraldine Mirre, Project Manager e Representative of Logistic and Purchasing Director di Malakoff Médéric, parla della soluzione Accelerate di Synertrade. Presenta inoltre la situazione prima e dopo l’adozione dello strumento.
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Quale configurazione aveva il dipartimento Acquisti di Malakoff Médéric prima dell’adozione di Accelerate?
Prima di utilizzare la piattaforma Accelerate, usavamo un metodo “manuale”. Le offerte erano libere e molto diversificate. Questo era uno dei principali aspetti che volevamo migliorare.
Non avevamo un vero modo di tracciare le attività di acquisto: senza essere in grado di vedere i numeri, era difficile sviluppare strategie di procurement perché non avevamo visibilità in tempo reale rispetto a ciò che stava accadendo a livello di spesa. Infine, i nostri abbonati sostenevano che il processo di acquisto richiedesse troppo tempo.
Per questo era necessario un cambiamento.
Ci racconti di più sulle sfide affrontate e sui fattori chiave di successo di questo progetto.
L’ostacolo principale del progetto è stato convincere gli utenti ad aderire: prima il dipartimento acquisti stesso e poi i nostri utenti interni. Tuttavia, un fattore chiave per il nostro successo deriva dal forte sostegno che abbiamo ottenuto dalla direzione generale, che ha contribuito immensamente al progetto.
Un altro elemento che ha contribuito al successo è che si trattava puramente di un progetto di procurement. Trattandosi di una piattaforma SaaS, abbiamo avuto la possibilità di sviluppare il progetto solo attraverso gli acquisti.
Non da ultimo, il fatto che l’intero dipartimento Acquisti, così come i buyer e gli assistant, fossero coinvolti nel progetto.
Infine, un altro elemento cruciale: l’intero processo ora è centralizzato su un’unica piattaforma in maniera logica e funzionale.
Quali sono stati i benefici tangibili dell’implementazione dello strumento?
Il primo beneficio che abbiamo notato è stato il reporting. Utile sin dall’inizio e poi successivamente addirittura migliorato. Con il reporting, abbiamo acquisito una visibilità che pochi dipartimenti acquisti – che di solito non sono così ben attrezzati – hanno. Sto parlando di visibilità sia delle nostre spese totali sia di quello che facciamo e delle azioni che intraprendiamo a livello di acquisti.
Inoltre, la funzione Reporting ha il vantaggio di essere immediata! Significa che è possibile vedere immediatamente cosa sta accadendo in tempo reale.
La piattaforma Accelerate ci ha anche consentito di aumentare la produttività: meno tempo sprecato nell’invio di RFx o nella gestione dei fornitori.
E soprattutto, quello che considero il fattore più importante: questo strumento ha dato valore anche ai buyer di altri team di gestione. Il beneficio per il dipartimento acquisti è incommensurabile.
Un altro vantaggio ancora, che però abbiamo scoperto solo in seguito: in Malakoff Médéric siamo soggetti a molti audit e proprio per questo dobbiamo fare attenzione alle normative. La piattaforma Accelerate di Synertrade ha superato tutti gli audit e ha fornito tutte le informazioni richieste. Questo strumento ci ha aiutato a migliorare i nostri standard.
Come vede il futuro della Sua collaborazione con Synertrade?
Bene, tanto per cominciare, il nostro progetto iniziale – l’aggiornamento dello strumento di procurement – è ancora in corso.
Internamente, l’eccellenza operativa era l’obiettivo principale e l’abbiamo sfruttata per organizzare workshop con buyer e assistant. Abbiamo individuato i colli di bottiglia nei processi, i potenziali fattori di rallentamento e le aspettative, e grazie a questo progetto siamo stati in grado di tornare da Synertrade e chiedere esattamente ciò che volevamo. Questo ha notevolmente facilitato l’avanzamento del progetto perché siamo arrivati con aspettative reali e le abbiamo sfruttate per aprire la discussione con Synertrade.
Abbiamo introdotto molti miglioramenti. In primo luogo, senza dubbio, rispetto all’esperienza per l’utente. Poiché lo strumento è già disponibile, abbiamo ricevuto un feedback positivo sull’ergonomia e sull’utilizzo da parte dell’utente.
Poi, abbiamo deciso di impostare le interfacce, che sono attualmente in fase di finalizzazione. Ci daranno un leggero vantaggio in termini di rischio. Poi abbiamo anche ottimizzato tutti i moduli correlati ai nostri processi e alle nostre aspettative, mantenendo gli standard di Synertrade.
Attualmente stiamo finalizzando l’upgrade proposto: ci rimangono da definire solo i report e le interfacce. Ma stiamo già pensando ai prossimi progetti da realizzare, in particolare alla firma elettronica di cui prima non disponevamo. Vorremmo anche sviluppare la parte SRM come abbiamo fatto per gli altri moduli. Infine, abbiamo diverse idee a livello di eProcurement e su come migliorare la nostra agilità e flessibilità all’interno dell’azienda in generale.