Innerhalb der Gruppe und in jeder Geschäftseinheit haben wir jetzt die gleiche Segmentierung. Die Einkäufer sprechen die gleiche Sprache und können alles miteinander vergleichen.
Zentralisierte Informationen innerhalb eines einzigen Portals
Im Jahr 2009 begann Sodiaal mit einer gründlichen Überprüfung seiner Berichterstattung über die Beschaffung und seiner Verfahren zur Leistungsmessung. Die Zielsetzung bestand darin, zu definieren, wie die Beschaffungskosten innerhalb der Einkaufsabteilungen der einzelnen Geschäftseinheiten kategorisiert und auf die gleiche Weise berechnet werden können, um einen klareren Überblick über den Konzern als Ganzes zu erhalten. Sobald die neuen Segmentierungskategorien definiert waren, wurden die Aktualisierungen in die verschiedenen Informationssysteme eingespielt.
Die Einkaufsabteilungen der Gruppe und der BU Candia, die über das gleiche Informationssystem verfügen, waren die ersten, die das Projekt nutzten. Sie beschlossen, eine Lösung zu implementieren, die alle beschaffungsbezogenen Informationen in einem einzigen Portal zentralisiert und auch Berichtsfunktionen enthält.
„Zuvor gab es mehrere Versionen desselben Dokuments im Netzwerk. Einkäufer verschwendeten wertvolle Zeit mit der Suche nach Informationen, die sie benötigten, und wussten nie genau, welche Ressourcen verfügbar waren.“ Es wurden mehrere Lösungen für das Beschaffungsmanagement in Erwägung gezogen, aber die Lösung von Synertrade setzte sich gegen andere Kandidaten durch.
„Es war nicht nur die flexibelste und leichteste Lösung. Auch die Motivation und der Enthusiasmus, den das Team des Software-Anbieters bewiesen hat, hoben sie definitiv von anderen ab.“
Ein Projekt, das in weniger als sechs Monaten abgeschlossen wurde
Die erste Phase des Projekts wurde im Januar gestartet, um eine Bedarfsanalyse durchzuführen. Hierbei wurden nur sehr wenige Entwicklungsanforderungen ermittelt, wodurch die Integrationsphase schneller verlief. Sehr zur Zufriedenheit von Emmanuel Brayda ging das Projekt im Juni an den Start, genau wie zu Beginn des Projekts angekündigt. „Ich bin an diese Art von Projekten gewöhnt und habe fest damit gerechnet, dass wir unsere Fristen nicht einhalten können. Ich war positiv überrascht, als das Projekt pünktlich und ohne Budgetüberschreitung geliefert wurde.“
Ein gemeinsames Repository
Nach einer Schulung zu den verschiedenen Modulen anhand der von Synertrade bereitgestellten Materialien machten sich die Einkäufer schnell mit dem Tool vertraut. Heute dient es als gemeinsame Plattform, auf der sie alle verfügbaren Ressourcen finden können. „Die gleichen Segmentierungskategorien werden intern innerhalb der Gruppe sowie in jeder Geschäftseinheit verwendet. Die Käufer sprechen die gleiche Sprache und können alles miteinander vergleichen.“ Alle Informationen, die sie benötigen, sind an einem Ort zentralisiert, wodurch die Produktivität der Abteilung verbessert wird.
Standardisierte Berichterstattung
Konzernweit werden die Informationen aus dem ERP in einen Datenspeicher übertragen. Nachdem die Daten in dasselbe Format konvertiert wurden, werden sie extrahiert und in das Berichtsmodul des Portals aufgenommen. Die Einkaufsabteilungen können daher konsistente Berichte über die Back-Office-Funktionen der Lösung einsehen. „Grafisch ist es viel intuitiver, weil es in Echtzeit aktualisiert wird. Wenn eine einzige Information in einem Diagramm geändert wird, wird alles aktualisiert.“
Vertragsmanagement mit integrierten Warnmeldungen
Die Lösung verfügt über eine integrierte Vertragsbibliothek und ein automatisches Benachrichtigungssystem, damit die Einkäufer bei Vertragsverlängerungen vorausplanen können.
„Früher wurden wir nicht benachrichtigt, wenn die Laufzeit von automatisch verlängerbaren Verträgen endete. Bei mehreren Gelegenheiten wurden wir wieder an einen Lieferanten gebunden, mit dem wir nicht zufrieden waren.“
Verwaltungssystem für Ausschreibungen
Der gesamte Lieferantenpool wird jetzt über das Portal verwaltet. Zunächst können sich Interessenten selbst als potenzielle Lieferanten registrieren lassen. „Auf diese Weise konnten wir im vergangenen Jahr eine Reihe neuer Anbieter ermitteln.“ Und noch besser: Einkäufer können jetzt Anbieter zur Angebotsabgabe auffordern und Antworten direkt über das Portal einholen. Dadurch wird der Ausschreibungsprozess standardisiert, was die Entscheidungsfindung erleichtert, da die Kriterien für alle Kandidaten genau gleich sind.
Lieferantenbewertung
Das System enthält auch ein SRM zur Bewertung der Lieferantenqualität. „Vorher hatten wir bei Candia ein zentralisiertes System zur Lieferantenbewertung. Auf diese Weise konnten wir die Einkaufspreise vergleichen, die Qualität ihres Angebots messen (indem die Fabriken Probleme meldeten) und uns Informationen über die Einhaltung der Lieferzeiten verschaffen. Aber diese Lösung gab es nur bei Candia.“ Das Bewertungstool, das jetzt über das Portal verfügbar ist, umfasst auch Funktionen zur Verwaltung von Ausgaben und Beschaffungs-KPIs sowie die Möglichkeit, Lieferanten zu bewerten. Da Lieferanten anhand gemeinsamer Kriterien verglichen werden können, sind Einkäufer besser in der Lage, ihre Beschaffungsstrategie neu auszurichten.
Obwohl Emmanuel Brayda bereits mit der Lösung zufrieden ist, erkennt er, dass er noch viel mehr erwarten kann und ist glücklich über seine Wahl: „Synertrade ist ein dynamisches Tool, dessen volles Potenzial wir gerade erst erschlossen haben!“