El sector farmacéutico encuentra el tratamiento más exitoso para el e-procurement. el grupo Recordati está usando los módulos de Accelerate para estandarizar las compras y capitalizar cualquier activo generado durante las negociaciones.
La Transformación Digital no es una simple cuestión de herramientas y plataformas. Se necesitan personas decididas para impulsar la innovación, interceptar las necesidades empresariales y demostrar las ventajas de la digitalización. También es un reto para las personas que desempeñan un papel clave en las compras y en todo lo que forma parte del mundo de la compra. Materias primas, servicios, RFx, contratos, perfiles de proveedores: la digitalización de los procesos permite que el departamento de compras deje de desempeñar el tradicional papel autónomo y pase a ser un eslabón proactivo en el proceso de racionalización de la empresa, un componente plenamente integrado en un sistema de gestión de la información en el que los datos – almacenados, procesados y reutilizados – pasan a formar parte de los activos de la empresa.
La experiencia del Grupo Recordati refleja esta tendencia. La elección de la plataforma y el enfoque innovador de las personas que han sido llamadas para implantar la solución en la empresa, permiten a Recordati comprar más rápido, mejor y con más fiabilidad, creando la base de un modelo uniforme e integrado listo para ser adoptado en todas las filiales internacionales del grupo.
El contexto
El Grupo Recordati ha estado activo en la Investigación, el Desarrollo, la Producción y la Distribución de Productos Farmacéuticos desde 1926. Casi un siglo de experiencia a lo largo de la historia de la empresa ha sido protagonista de un importante desarrollo a escala internacional. Recordati tiene su sede en Milán y opera en todos los países europeos, así como en Turquía, el norte de África, EE.UU., Canadá, México, Sudamérica, Japón y Australia, con un total de más de 4.100 empleados, incluida una red de representantes médicos que trabajan para promover una amplia gama de productos innovadores, tanto originales como licenciados, dedicados a diversas áreas terapéuticas y con especial atención a las enfermedades raras.
Para explicar la evolución del departamento de compras de Recordati, hay que mencionar dos fechas importantes. En 2016, el grupo eligió Synertrade Accelerate como plataforma de apoyo para la transformación digital de sus actividades de compra. En 2018 se contrató a Elena Lamarca como Purchasing Project Manager para consolidar el uso de los módulos implantados, definir las prácticas internas idóneas para maximizar el potencial del e-procurement e iniciar un proceso de integración – lo más amplio posible – de la solución a nivel global, con el objetivo de confirmar la herramienta elegida como un entorno único y oficial para todas las operaciones relacionadas con las compras de la organización.
El reto
La necesidad de dotar a Recordati de una plataforma de e-Procurement nace del deseo de superar la dinámica de la negociación directa, personal y no estructurada que vinculaba a compradores con proveedores. Este es un modelo operativo que, también para el sector farmacéutico, ha chocado inevitablemente con un mercado que se debate con una transformación inevitable. Un aumento de las complejidades también ha afectado a los compradores, revolucionando los procesos tradicionales hasta convertir en esencial recurrir a la innovación.
«Hemos protagonizado un rápido crecimiento también como resultado de las compras de nuevas empresas», explica Elena Lamarca, Directora de Proyectos de Compras de Recordati. «La necesidad de tener el control a través de un gobierno corporativo centralizado pasaba también por dar una impronta lo más unívoca posible al e-procurement. El apoyo de una plataforma como Accelerate, de Synertrade, habría facilitado la consecución de estos objetivos.»
Un reto nada ordinario en una compañía farmacéutica con más de noventa años de historia y organizada en numerosas sucursales en todo el mundo, la compra implica a un gran número de personas a través de múltiples pasos que generan contenidos para compartir y suscribir. Esto no es solo dentro de la organización: los compradores se encuentran con proveedores que no siempre están dispuestos a seguir las discusiones y negociaciones en un entorno web específico, así como los procesos de cualificación necesarios para presentar la oferta y las fases del proceso de licitación. «La diferencia, como siempre, la marcan las personas», subraya Lamarca. «El éxito de un proyecto de transformación depende de la colaboración de todos».
En la selección de la plataforma, Recordati puso especial atención en la flexibilidad de la solución y el socio que la integraría en el entorno operativo de la compañía. «La herramienta que nos ayudara a digitalizar nuestros procesos de compra tenía que adaptarse a nuestras necesidades reales», confirma Lamarca. Un factor en el que la solución de Synertrade sigue siendo una triunfadora. «El soporte que recibimos marca la diferencia, combinado con la ampliabilidad con la que se puede programar la implantación y la capacidad que tiene Synertrade para seguirnos en la configuración e integración de nuestros procesos habilitados por Accelerate.»
El proyecto
El entorno de e-Procurement de Recordati ha estado utilizando los módulos Supplier Relationship Management, Contract Management y Source to Contract para la gestión automatizada de RFx durante los últimos tres años. Los principales usuarios son los 15 miembros del equipo del Departamento de Compras, además de otros utilizados para iniciativas estratégicas relacionadas con RFx y contratos y para operaciones de análisis de datos sobre la información gestionada en la plataforma.
El entorno de apoyo a la digitalización de los procesos de compra se creó y probó en primer lugar en la sucursal italiana. «El proyecto principal se ha desarrollado aquí con el objetivo de crear un modelo operativo capaz de superar procedimientos heterogéneos y estandarizar prácticas consolidadas», explica Lamarca. «Antes de exportar un nuevo proceso inteligente y digital, nos aseguramos de que fuera el más adecuado para toda la organización».
El resultado de esta primera fase fue la inclusión en Accelerate del 50% de los proveedores del grupo, alrededor de mil empresas, una actividad que ahora permite gestionar más rápidamente los contratos de compra y RFx con las empresas existentes. Los próximos objetivos incluyen la integración del segundo bloque de empresas para finales de año y la implantación exitosa antes de 2021. Al mismo tiempo, se puso en marcha en la plataforma Synertrade un proyecto de incorporación en aproximadamente unas 20 filiales internacionales para todos los contratos activos relacionados con una de las principales categorías de negocio de Recordati.
Todo esto trabajando duro para la conexión entre Accelerate y SAP. «A partir de hoy, los proveedores están obligados a actualizar sus datos contables, lo que libera a nuestra administración de esta carga que nos lleva mucho tiempo», prosigue Lamarca. Pero eso no es todo. «Pronto nos centraremos en integrar Synertrade con nuestro entorno de ERP para las actividades de análisis de negociación, ampliando nuestra plataforma con la implantación del módulo Vendor Rating para la evaluación de proveedores en términos de fiabilidad financiera.»
Los resultados
A Elena Lamarca no le cabe duda: la elección de la plataforma Synertrade ha sido crucial en la transformación de procesos clave para las compras corporativas. Ahora, compras y RFx empiezan y terminan de una forma sistemática y ordenada. «Accelerate nos ha permitido crear procesos interoperables que antes estaban distribuidos entre las actividades de dominio de los distintos compradores de Recordati», subraya Lamarca. «Ahora contamos con estándares que, aunque difieren en el área del gasto, están estructurados – gracias a un enfoque único – en fases del proceso que se solapan perfectamente.»
Accelerate es ahora el entorno maestro para las operaciones de compras. La información se puede consultar a través de un único acceso y la plataforma garantiza la transparencia y visibilidad de los datos de cada negociación, evitando el riesgo de pérdida de documentación y elementos importantes para la actividad comercial de la compañía. «La trazabilidad total es esencial para las operaciones de compras, tanto en el corazón de las negociaciones como después», concluye Lamarca. «Synertrade nos garantiza la sistematización de un cúmulo de experiencia reunido ahora en beneficio de todos los departamentos de la compañía.»