Il settore farmaceutico beneficia al massimo dell’eProcurement: il gruppo Recordati ha scelto i moduli Accelerate per standardizzare gli acquisti e capitalizzare eventuali asset generati durante le negoziazioni.
La Digital Transformation non è solo una questione di strumenti e piattaforme. Ci vogliono persone determinate a guidare l’innovazione, intercettare le esigenze aziendali e attestare i vantaggi della digitalizzazione. È anche una sfida per le persone che hanno un ruolo chiave nel procurement e in tutto quello che fa parte del mondo del procurement. Materie prime, servizi, RFx, contratti, profili fornitori: la digitalizzazione dei processi consente al dipartimento Acquisti di cambiare dal tradizionale ruolo di stand-alone e raggiungere uno status di collegamento proattivo nel processo di snellimento del business, componente pienamente integrata in un sistema di gestione delle informazioni in cui i dati – conservati, elaborati e riutilizzati – entrano a far parte del patrimonio aziendale.
L’esperienza del Gruppo Recordati riflette questa tendenza. La scelta della piattaforma e l’approccio innovativo delle persone che sono state chiamate a implementare la soluzione nell’ azienda, consentono a Recordati di acquistare in modo più veloce, meglio e con maggiore affidabilità, gettando le fondamenta per un modello uniforme e integrato pronto per essere adottato in tutte le filiali estere del gruppo.
Lo scenario
Dal 1926 il Gruppo Recordati è attivo nella Ricerca, Sviluppo, Produzione e Distribuzione di Prodotti Farmaceutici. Quasi un secolo di esperienza e di storia in cui l’azienda è stata protagonista di un importante sviluppo a livello internazionale. Recordati ha sede a Milano e opera in tutti i Paesi europei, Turchia, Nord Africa, Stati Uniti, Canada, Messico, Sud America, Giappone e Australia, con un totale di oltre 4.100 dipendenti, compresa una rete di referenti medici che lavorano per promuovere una vasta gamma di prodotti innovativi, sia originali sia su licenza, in varie aree terapeutiche e con un focus sulle malattie rare.
Per spiegare l’evoluzione del dipartimento Acquisti di Recordati è necessario ricordare due date importanti. Nel 2016, il gruppo ha scelto Accelerate di Synertrade come piattaforma di supporto per la trasformazione digitale delle sue attività di procurement. Nel 2018 Elena Lamarca è stata nominata Purchasing Project Manager per consolidare l’utilizzo dei moduli implementati, definire le best practice interne così da massimizzare le potenzialità dell’eProcurement e avviare un processo di integrazione – il più ampio possibile – della soluzione a livello globale, con l’obiettivo di confermare lo strumento scelto come ambiente unico e ufficiale per tutte le operazioni legate agli acquisti del gruppo.
La Sfida
L’esigenza di dotare Recordati di una piattaforma di eProcurement nasce dalla volontà di superare le dinamiche di negoziazione diretta, personale e non strutturata che legavano i buyer ai fornitori. Si tratta di un modello operativo che, anche nel settore farmaceutico, si è inevitabilmente scontrato con un mercato alle prese con un’inevitabile trasformazione. Un aumento delle complessità ha coinvolto anche gli acquirenti, rivoluzionando i processi tradizionali fino a che il ricorso all’innovazione è diventato indispensabile.
“Siamo stati protagonisti di una rapida crescita anche a seguito di acquisizioni di nuove aziende”, spiega Elena Lamarca, Purchasing Project Manager di Recordati. “La necessità di esercitare il controllo attraverso una corporate governance centralizzata è passata anche dal dare un’impronta il più possibile univoca all’eProcurement. Il ricorso al supporto di una piattaforma come Accelerate di Synertrade ha reso più semplice il raggiungimento di questi obiettivi”.
Una sfida tutt’altro che ordinaria in un’azienda farmaceutica con più di novant’anni di storia e che opera attraverso molte filiali in tutto il mondo, in cui il procurement coinvolge un gran numero di persone attraverso molteplici passaggi che generano contenuti da condividere e sottoscrivere. Non si tratta solo di un’evoluzione all’interno dell’azienda: i buyer si confrontano con fornitori non sempre propensi a seguire le discussioni e le negoziazioni di vendita in un ambiente Web dedicato, nonché i processi di qualificazione necessari per presentare l’offerta e le fasi del processo di gara. “La differenza, come sempre, la fanno le persone”, sottolinea Lamarca. “Un progetto di trasformazione di successo dipende dalla collaborazione di tutti”.
Nella scelta della piattaforma, Recordati ha preteso una particolare attenzione alla flessibilità della soluzione e al partner che l’avrebbe integrata nell’ambiente operativo dell’azienda. “Lo strumento che ci avrebbe aiutato a digitalizzare i nostri processi di acquisto doveva essere adattato alle nostre reali esigenze”, conferma Lamarca. Un fattore per cui la soluzione di Synertrade è ancora vincente. “Il supporto che riceviamo fa la differenza, insieme alla scalabilità con cui è possibile pianificare l’adozione e la capacità che Synertrade ha di seguirci nella configurazione e nell’integrazione dei nostri processi abilitati da Accelerate”.
Il Progetto
L’ambiente eProcurement di Recordati ha utilizzato negli ultimi tre anni i moduli Supplier Relationship Management, Contract Management e Source to Contract per la gestione automatizzata del processo RFx. I principali utenti sono i 15 membri del team del dipartimento Acquisti oltre ad altre figure che operano a livello di iniziative strategiche relative al processo RFx e contratti e per operazioni di data analytics delle informazioni gestite sulla piattaforma.
L’ambiente a supporto della digitalizzazione dei processi di acquisto è stato impostato e testato in prima istanza presso la filiale italiana. “Il progetto principale è stato sviluppato in Italia cercando di creare un modello operativo in grado di superare procedure eterogenee e standardizzare pratiche consolidate”, spiega Lamarca. “Prima di esportare un nuovo processo intelligente e digitale, ci siamo assicurati che fosse il più adatto per l’intera azienda.”
Il risultato di questa prima fase è stato l’inserimento in Accelerate del 50% dei fornitori del gruppo, circa un migliaio di aziende, attività che ora consente di gestire più rapidamente i contratti di acquisto e il processo RFx con le imprese esistenti. I prossimi obiettivi prevedono l’integrazione del secondo blocco di aziende entro la fine dell’anno e l’implementazione di successo prima del 2021. Contestualmente è stato avviato un progetto di onboarding sulla piattaforma Synertrade in circa 20 filiali internazionali per tutti i contratti attivi relativi ad una delle categorie di core business di Recordati.
Inoltre, stimo cercando anche di sviluppare la connessione tra Accelerate e SAP. “Da oggi, i fornitori sono costretti ad aggiornare i loro dati contabili, sollevando la nostra amministrazione da questo onere molto dispendioso in termini di tempo”, continua Lamarca. Ma non è tutto. “Presto ci concentreremo sull’integrazione di Synertrade con il nostro ambiente ERP per le attività di analisi delle negoziazioni, ampliando la piattaforma con l’implementazione del modulo Vendor Rating per la valutazione dei fornitori in termini di affidabilità finanziaria”.
I Risultati
Elena Lamarca non ha dubbi: la scelta della piattaforma di Synertrade è stata fondamentale nella trasformazione dei processi chiave per il procurement aziendale. Gli acquisti e il processo RFx ora cominciano e si concludono in modo sistematico e ordinato. “Accelerate ci ha permesso di rendere interoperabili i processi precedentemente distribuiti tra le attività di dominio dei vari buyer Recordati”, sottolinea Lamarca. “Ora possiamo contare su standard che, pur differendo per area di spesa, sono strutturati, con ad un unico approccio, in fasi di processo perfettamente sovrapponibili”.
Accelerate è ora l’ambiente principale per le operazioni di acquisto. Le informazioni sono consultabili con un unico accesso e la piattaforma garantisce trasparenza e visibilità ai dati di ogni negoziazione, evitando il rischio di perdita di documentazione e di elementi importanti per il business aziendale. “La piena tracciabilità è essenziale per le operazioni di acquisto, sia nel cuore della trattativa sia successivamente”, conclude Lamarca. “Synertrade ci garantisce la sistematizzazione di una raccolta di esperienze combinate a beneficio di tutti i reparti dell’azienda”.