Der Pharmasektor findet die erfolgreichste Anwendung für E-Procurement: Die Recordati Gruppe nutzt die Module von Accelerate™, um Einkäufe zu standardisieren und die während der Verhandlungen entstandenen Assets in die Bilanz aufzunehmen.
Digitale Transformation ist nicht nur eine Frage von Tools und Plattformen. Hier sind entschlossene Menschen gefragt, die Innovationen vorantreiben, Geschäftsanforderungen aufgreifen und die Vorteile der Digitalisierung aufzeigen. Es ist auch eine Herausforderung für Menschen, die eine Schlüsselrolle in der Beschaffung und in allen Bereichen, die zur Beschaffungswelt gehören, spielen. Rohstoffe, Dienstleistungen, RFx, Verträge, Lieferantenprofile: Die Digitalisierung der Prozesse ermöglicht es der Einkaufsabteilung, sich von der traditionellen Einzelrolle zu lösen und den Status eines proaktiven Bindeglieds im Rationalisierungsprozess des Unternehmens einzunehmen, einer Komponente, die vollständig in ein Informationsmanagementsystem integriert ist, in dem die Daten – gespeichert, verarbeitet und wiederverwendet – Teil der Unternehmens-Assets werden.
Die Erfahrung der Recordati Gruppe spiegelt diesen Trend wider. Die Wahl der Plattform und die innovative Vorgehensweise der Mitarbeitenden, die mit der Einführung der Lösung im Unternehmen betraut wurden, ermöglichen Recordati schnelleres, besseres und zuverlässigeres Einkaufen und schaffen so die Grundlage für ein einheitliches und integriertes Modell, das in allen internationalen Niederlassungen der Gruppe eingeführt werden kann.
Das Szenario
Seit 1926 ist die Recordati Gruppe in der Forschung, Entwicklung, Produktion und dem Vertrieb von pharmazeutischen Produkten tätig. Das Unternehmen kann auf eine fast hundertjährige Erfahrung zurückblicken, die zu einer bedeutenden Entwicklung auf internationaler Ebene geführt hat. Recordati hat seinen Firmensitz in Mailand und ist in allen europäischen Ländern, der Türkei, Nordafrika, den USA, Kanada, Mexiko, Südamerika, Japan und Australien tätig. Das Unternehmen beschäftigt insgesamt mehr als 4.100 Mitarbeitende, einschließlich eines Netzwerks von Pharmareferenten, die eine breite Palette innovativer Produkte – sowohl Originalprodukte als auch Lizenzprodukte – für verschiedene therapeutische Bereiche und mit einem Schwerpunkt auf seltenen Erkrankungen vermarkten.
Um die Entwicklung der Einkaufsabteilung von Recordati zu erklären, müssen zwei wichtige Daten erwähnt werden. Im Jahr 2016 entschied sich die Gruppe für Synertrade Accelerate™ als Unterstützungsplattform für die digitale Transformation ihrer Beschaffungsaktivitäten. Im Jahr 2018 wurde Elena Lamarca als Projektmanagerin für den Einkauf unter Vertrag genommen, um die Nutzung der eingesetzten Module zu konsolidieren, interne bewährte Verfahren zur Leistungssteigerung von E-Procurement zu definieren und einen möglichst umfassenden Integrationsprozess der Lösung auf globaler Ebene einzuleiten, mit dem Ziel, das gewählte Tool als einzige und offizielle Plattform für alle Vorgänge im Zusammenhang mit den Einkaufsaktivitäten des Unternehmens zu etablieren.
Die Herausforderung
Die Notwendigkeit, Recordati eine Plattform für E-Procurement zur Verfügung zu stellen, ergab sich aus dem Wunsch, die Dynamik der direkten, persönlichen und unstrukturierten Verhandlungen zu überwinden, die Käufer und Lieferanten miteinander verbunden haben. Dies ist ein operatives Modell, das auch für den Pharmasektor zwangsläufig mit einem Markt kollidiert, der mit einem unausweichlichen Wandel zu kämpfen hat. Die zunehmende Komplexität betrifft auch die Einkäufer und hat die traditionellen Prozesse revolutioniert, so dass Innovation unumgänglich geworden ist.
„Wir waren die Protagonisten eines schnellen Wachstums, auch durch die Übernahme neuer Unternehmen“, erklärt Elena Lamarca, Purchasing Project Manager bei Recordati. „Die Steuerung durch eine zentralisierte Unternehmensführung war auch notwendig, um dem E-Procurement einen möglichst eindeutigen Stempel aufzudrücken. Mit einer Plattform wie Accelerate™ von Synertrade würden diese Ziele leichter zu erreichen sein.“
Eine nicht alltägliche Herausforderung in einem pharmazeutischen Unternehmen mit einer mehr als neunzigjährigen Geschichte, das weltweit in vielen Niederlassungen vertreten ist. Die Beschaffung umfasst eine große Anzahl von Menschen, die in mehreren Schritten Inhalte generieren, die geteilt und abonniert werden können. Nicht nur innerhalb des Unternehmens: Einkäufer sehen sich mit Anbietern konfrontiert, die nicht immer bereit sind, Verkaufsgesprächen und Verhandlungen auf einer speziellen Internetplattform zu folgen, ebenso wie den Qualifizierungsprozessen, die für die Abgabe eines Angebots erforderlich sind, und den Phasen des Ausschreibungsverfahrens. „Den Unterschied machen wie immer die Menschen“, unterstreicht Lamarca. „Ein erfolgreiches Transformationsprojekt hängt von der Zusammenarbeit aller Beteiligten ab.“
Bei der Auswahl der Plattform legte Recordati ein besonderes Augenmerk auf die Flexibilität der Lösung und auf den Partner, der die Lösung in die Arbeitsumgebung des Unternehmens integriert. „Das Tool, das uns bei der Digitalisierung unserer Einkaufsprozesse geholfen hätte, musste an unsere konkreten Erfordernisse angepasst werden“, bestätigt Lamarca. Ein Faktor, bei dem die Lösung von Synertrade weiterhin zu den Gewinnern gehört. „Der Support, den wir erhalten, trägt entscheidend dazu bei, zusammen mit der Skalierbarkeit, mit der man die Implementierung planen kann, und der Fähigkeit von Synertrade, uns bei der Konfiguration und Integration unserer von Accelerate™ ermöglichten Prozesse zu begleiten.“
Das Projekt
Die E-Procurement-Umgebung von Recordati hat in den letzten drei Jahren die Module „Supplier Relationship Management“, „Contract Management“ und „Source to Contract“ für die automatisierte Verwaltung von RFx eingesetzt. Die Hauptnutzer sind die 15 Mitglieder des Teams in der Einkaufsabteilung sowie weitere Personen, die für strategische Initiativen bezüglich RFx und Verträgen und für Datenanalyseverfahren zu den Informationen, die auf der Plattform verwaltet werden, eingesetzt werden.
Die Systemlösung zur Unterstützung der Digitalisierung von Einkaufsprozessen wurde zunächst in der italienischen Niederlassung eingerichtet und getestet. „Das Hauptprojekt wurde hier mit dem Ziel entwickelt, ein operatives Modell zu schaffen, das in der Lage ist, heterogene Verfahren zu überwinden und konsolidierte Verfahren zu standardisieren“, erklärt Lamarca. „Bevor wir einen neuen intelligenten und digitalen Prozess exportieren, haben wir sichergestellt, dass er für das gesamte Unternehmen am besten geeignet ist.“
Das Ergebnis dieser ersten Phase war die Aufnahme von 50 % der Lieferanten der Gruppe, also etwa tausend Unternehmen, in Accelerate™. Diese Aktion ermöglicht nun eine schnellere Verwaltung der Kaufverträge und Ausschreibungen mit den bestehenden Unternehmen. Die nächsten Ziele sind die Integration des zweiten Blocks von Unternehmen bis zum Jahresende und die erfolgreiche Umsetzung vor 2021. Gleichzeitig wurde ein Onboarding-Projekt auf der Synertrade-Plattform in ca. 20 internationalen Niederlassungen für alle aktiven Verträge gestartet, die sich auf eine der Hauptgeschäftskategorien von Recordati beziehen.
Das Ganze ist ein wichtiger Beitrag zur Verknüpfung von Accelerate™ und SAP. „Ab heute sind die Lieferanten verpflichtet, ihre Buchhaltungsdaten zu aktualisieren, was unsere Verwaltung entlastet und uns viel Zeit erspart“, so Lamarca weiter. Aber das ist noch nicht alles. „In Kürze konzentrieren wir uns auf die Integration von Synertrade in unsere ERP-Umgebung für die Analyse von Verhandlungen und erweitern unsere Plattform mit der Implementierung des Moduls „VendorRating“ für die Bewertung von Lieferanten im Hinblick auf ihre finanzielle Zuverlässigkeit.“
Die Ergebnisse
Elena Lamarca hat keine Zweifel: Die Wahl der Synertrade-Plattform war ausschlaggebend für die Transformation von Schlüsselprozessen für die Beschaffung des Unternehmens. Einkäufe und RFx beginnen und enden jetzt auf systematische und geordnete Weise. „Accelerate™ hat es uns ermöglicht, Prozesse interoperabel zu machen, die zuvor auf die verschiedenen Bereiche der Recordati-Einkäufer verteilt waren“, unterstreicht Lamarca. „Jetzt verfügen wir über Standards, die sich zwar im Ausgabenbereich unterscheiden, aber dank eines einheitlichen Ansatzes in Prozessschritte gegliedert sind, die sich perfekt überschneiden.“
Accelerate™ ist jetzt die zentrale Plattform für den Einkauf. Die Informationen können über einen einzigen Zugang abgerufen werden. Die Plattform garantiert Transparenz und Einsicht in die Daten jeder Verhandlung und vermeidet so das Risiko des Verlusts von Unterlagen und wichtigen Elementen für das Firmengeschäft. „Die vollständige Rückverfolgbarkeit ist für die Kaufvorgänge von zentraler Bedeutung, sowohl während der Verhandlungen als auch danach“, schließt Lamarca. „Synertrade garantiert uns eine systematisierte Sammlung von Erfahrungen, die wir nun zum Nutzen aller Abteilungen des Unternehmens zusammenstellen.“