Le secteur pharmaceutique a trouvé le meilleur remède pour l’eProcurement : le groupe Recordati utilise les modules Accelerate pour standardiser ses achats et capitaliser ses actifs générés lors des négociations.
La transformation digitale n’est pas seulement une question d’outils et de plateformes. Il faut des personnes déterminées pour stimuler l’innovation, comprendre les besoins des entreprises et démontrer les avantages de la digitalisation. C’est également un défi pour les personnes qui jouent un rôle clé dans les achats et tout ce qui fait partie du monde des achats. Matières premières, services, RFx, contrats, profils des fournisseurs : la digitalisation des processus permet au départements Achats d’abandonner son rôle traditionnel d’entité autonome et d’acquérir un statut de maillon proactif dans le processus de rationalisation de l’entreprise, un composant totalement intégré dans un système de gestion de l’information dans lequel les données – stockées, traitées et réutilisées – font partie du patrimoine de l’entreprise.
L’expérience du groupe Recordati reflète cette tendance. Le choix de la plateforme et l’approche innovante des personnes qui ont été appelées à déployer la solution dans l’entreprise, permettent à Recordati d’acheter plus vite, mieux et avec plus de fiabilité, créant ainsi la base d’un modèle uniforme et intégré prêt à être adopté dans toutes les branches internationales du groupe.
Le scénario
Depuis 1926, le groupe Recordati est actif dans la recherche, le développement, la production et la distribution de produits pharmaceutiques. Près d’un siècle d’expérience au cours de l’histoire de l’entreprise a été le protagoniste d’un développement important à l’échelle internationale. Recordati est basée à Milan et opère dans tous les pays européens, en Turquie, en Afrique du Nord, aux États-Unis, au Canada, au Mexique, en Amérique du Sud, au Japon et en Australie, avec un total de plus de 4 100 employés, y compris un réseau de représentants médicaux travaillant à la promotion d’une large gamme de produits innovants, originaux et sous licence, dédiés à divers domaines thérapeutiques et avec un accent sur les maladies rares.
Pour expliquer l’évolution du département Achats de Recordati, il faut mentionner deux dates importantes. En 2016, le groupe a choisi Synertrade Accelerate comme plateforme d’accompagnement pour la transformation digitale de ses activités d’achat. En 2018, Elena Lamarca a été signée en tant que cheffe de projet des achats afin de consolider l’utilisation des modules déployés, de définir les meilleures pratiques internes pour maximiser le potentiel du e-Procurement et d’entamer un processus d’intégration – aussi large que possible – de la solution au niveau global, dans le but de confirmer l’outil choisi comme un environnement unique et officiel pour toutes les opérations liées aux achats de l’organisation.
Le défi
La nécessité de fournir à Recordati une plateforme pour l’eProcurement vient du désir de dépasser la dynamique de négociation directe, personnelle et non structurée qui liait les acheteurs aux fournisseurs. Il s’agit d’un modèle opérationnel qui, également pour le secteur pharmaceutique, s’est inévitablement heurté à un marché aux prises avec une transformation inévitable. L’augmentation des complexités a également concerné les acheteurs, révolutionnant les processus traditionnels jusqu’à ce qu’il devienne indispensable de recourir à l’innovation.
« Nous avons été les protagonistes d’une croissance rapide également grâce à l’acquisition de nouvelles entreprises », explique Elena Lamarca, cheffe de projet achats chez Recordati. « La nécessité d’avoir un contrôle par une gouvernance d’entreprise centralisée passait aussi par le fait de donner une empreinte aussi univoque que possible à l’e-procurement. Le soutien d’une plateforme comme Accelerate de Synertrade aurait facilité la réalisation de ces objectifs. »
Un défi loin d’être ordinaire dans une entreprise pharmaceutique ayant plus de quatre-vingt-dix ans d’histoire et organisée en de nombreuses branches à travers le monde, les Achats impliquent un grand nombre de personnes à travers de multiples étapes qui génèrent du contenu à partager et à abonner. Ce n’est pas seulement à l’intérieur de l’organisation : les acheteurs sont confrontés à des fournisseurs qui ne sont pas toujours enclins à suivre les discussions et négociations commerciales dans un environnement web dédié, ainsi que les processus de qualification requis pour soumettre l’offre et les phases du processus d’appel d’offres. « La différence, comme toujours, est faite par les gens », souligne E. Lamarca. « La réussite d’un projet de transformation dépend de la collaboration de tous. »
Lors de la sélection de la plateforme, Recordati a exigé une attention particulière à la flexibilité de la solution et au partenaire qui l’aurait intégrée dans l’environnement opérationnel de l’entreprise. « L’outil qui nous aurait aidé à digitaliser nos processus Achats a dû être adapté à nos besoins réels », confirme E. Lamarca. Un facteur pour lequel la solution de Synertrade reste gagnante. « Le soutien que nous recevons fait la différence, combiné à l’évolutivité avec laquelle vous pouvez programmer la mise en œuvre et la capacité que Synertrade a de nous suivre dans la configuration et l’intégration de nos processus activés par Accelerate. »
Le projet
Au cours des trois dernières années, nous avons utilisé les modules Gestion des relations avec les fournisseurs, Gestion de contrat et Source to Contract pour la gestion automatisée des RFx. Les principaux utilisateurs sont les 15 membres de l’équipe du département des achats, auxquels s’en ajoute d’autres pour les initiatives stratégiques relatives aux RFx, aux contrats et pour les opérations d’analyse de données sur les informations gérées sur la plateforme.
L’environnement destiné à soutenir la digitalisation des processus Achats a été mis en place et testé en premier lieu dans la succursale italienne. « Le projet principal a été développé ici dans le but de réaliser un modèle opératoire capable de surmonter les procédures hétérogènes et de standardiser les pratiques consolidées », explique E. Lamarca. « Avant d’exporter un nouveau processus intelligent et digital, nous nous sommes assurés qu’il était le plus adapté à l’ensemble de l’organisation. »
Le résultat de cette première phase a été d’inclure dans Accelerate 50 % des fournisseurs du groupe, soit environ un millier d’entreprises, une activité qui permet désormais de gérer plus rapidement les contrats Achats et les RFx avec les entreprises existantes. Les prochains objectifs comprennent l’intégration du deuxième bloc d’entreprises d’ici la fin de l’année et la mise en œuvre réussie avant 2021. Parallèlement, un projet d’intégration a été lancé sur la plateforme Synertrade dans une vingtaine de filiales internationales pour tous les contrats actifs relatifs à l’une des catégories d’activités principales de Recordati.
Tout cela contribue grandement à la connexion entre Accelerate et SAP. « À partir d’aujourd’hui, les fournisseurs sont obligés de mettre à jour leurs données comptables, ce qui soulage notre administration de cette charge très chronophage pour nous », poursuit E. Lamarca. Mais ce n’est pas tout. « Nous allons bientôt nous concentrer sur l’intégration de Synertrade à notre environnement ERP pour les activités d’analyse des négociations, en élargissant notre plateforme avec la mise en œuvre du module Vendor Rating pour l’évaluation des fournisseurs en termes de fiabilité financière. »
Les résultats
Elena Lamarca n’a aucun doute : le choix de la plateforme Synertrade a été crucial dans la transformation des processus clés pour les Achats de l’entreprise. Les achats et les RFx commencent et se terminent désormais de manière ordonnée. « Accelerate nous a permis de rendre interopérables des processus auparavant répartis entre les activités de domaine des différents acheteurs de Recordati », souligne E. Lamarca. « Désormais, nous disposons de normes qui, bien que différentes en matière de dépenses, sont structurées – grâce à une approche unique – en étapes de processus qui se chevauchent parfaitement. »
Accelerate est désormais l’environnement central pour les opérations Achats. Les informations peuvent être consultées à travers un accès unique et la plateforme garantit la transparence et la visibilité des données de chaque négociation, évitant le risque de perte de documentation et d’éléments importants pour l’activité de l’entreprise. « La traçabilité complète est essentielle pour les opérations Achats, tant au cœur des négociations qu’après », conclut E. Lamarca. « Synertrade nous garantit la systématisation d’un ensemble d’expériences désormais mises en commun au profit de tous les départements de l’entreprise. »